استخدام دستیار مجازی

استخدام دستیار مجازی

دستیاران مجازی(virtual assistants) در حکم دستیاران اجرایی دورکار مشغول به فعالیت هستند. به طور معمول، یک دستیار مجازی از خانه به انجام فعالیت‌های اجرایی و اداری می‌پردازد که معمولاً برعهده کارمندان اداری یا منشی‌‌ها است. این دستیاران کارهای مختلفی از تماس تلفنی و تنظیم جلسات گرفته تا جمع‌آوری داده‌ها و فعالیت در شبکه‌های اجتماعی شرکت را انجام می‌دهند. نوع فعالیت دستیار مجازی وابسته به مهارتهایش است. برای مثال برخی از آنها به دفترداری، جستجوی آنلاین و گزارش دهی بر اساس داده‌های خام می‌پردازند. معمولاً دستیار مجازی در غالب پیمانکاری مستقل و دورکار عمل کرده و شرکت‌ها و سازمان‌ها در حکم مشتریان آنها هستند. حتی یک دستیار مجازی می‌تواند به طور همزمان برای چند کارفرما در زمینه‌های مختلف کار کند. بعلاوه شرکت‌ها برای کاهش هزینه‌های مکانی و نیروی انسانی به دنبال استخدام دستیار مجازی پاره‌وقت می‌روند تا وظایف کارمندان تمام وقت را به آنها بسپارند. ساعات کاری دستیار مجازی هم انعطاف پذیر بوده و می‌تواند با توجه به شرایط کاری و دلخواه خودش در هنگام شب، آخر هفته‌ها و تعطیلات هم کار کند. حجم کار دستیار هم وابسته به نیاز مالی و شرایط زندگی متفاوت است از این رو می‌توانند تنها برای یک یا چند شرکت در یک یا چند حوزه کاری فعالیت کنند.

وظایف شغلی دستیار مجازی

وظایف شغلی دستیار مجازی با توجه به سمت کاری آنها بسیار متنوع است. برای مثال دستیاران مجازی در سمت‌هایی مثل دستیار بازاریابی مجازی، دستیار فروش مجازی، دستیار مشاوره املاک، دستیار مجازی رسانه اجتماعی، دستیار دفتری مجازی، دستیاری مدیر محتوای مجازی و غیره مشغول به فعالیت هستند. به طور کلی این شغل وابسته به انجام وظایف زیر است:

• کمک به مشتریان در حوزه‌های کاری مورد نیاز
• شناسایی و غربالگری مشتریان بالقوه بر اساس مهارتهای مورد نیاز
• جلب رضایت مشتریان برای همکاری به عنوان دستیار مجازی
• مدیریت و زمانبندی فعالیت‌ها و جلسات شرکت
• پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و ایمیلی
• فعالیت‌های دفترداری، حسابرسی و پرداخت قبوض
• نگارش و نگهداری اسناد مجازی
• حفظ و به روز رسانی رسانه‌های اجتماعی و پروفایل مشتریان
و غیره

دستیار مجازی با اینکه یک کارمند دورکار است ولی باید همان وظایفی را انجام دهد که از کارمند تمام وقت و استخدامی در شرکت انتظار می‌رود.

مهارت‌های دستیار مجازی

مهارت‌های مورد نیاز برای تبدیل شدن به دستیار مجازی، مشابه مهارت‌های کارمندی و منشی‌گری است. این شغل به سادگی عنوانش نیست و دستیاران باید به خوبی زمانشان را برای ارائه کار با کیفیت، مدیریت کنند. کارفرماهای مختلف، مهارت‌های مختلفی را از دستیاران مجازی مطالبه می‌کنند؛ ولی به طور کلی هر کارمندی به ویژه یک دستیار مجازی به مهارت‌های زیر نیاز دارد:

• مهارت‌های سازماندهی: دستیار مجازی برای پاسخگویی به مشتریان و انجام فعالیت‌های مد نظر آنها در موعد مقرر به مهارت‌های مدیریت زمان، خودانگیختگی و نظم نیاز دارد.
• مهارت‌های ارتباطی: چون دستیار مجازی مشغول به دورکاری است پس به مهارت‌های ارتباط کلامی، نگارشی، تلفنی، ایمیلی و مجازی نیاز دارد.
• عشق فناوری: بهترین دستیاران مجازی دارای طیف وسیعی از مهارت‌های کامپیوتری و خبره در به کارگیری نرم‌افزارهای پرکاربرد سازمانی هستند.
• قابلیت انجام چندکار به طور همزمان: هنگامیکه مشتریان، تقاضای جدیدی را مطرح می‌کنند؛ دستیار مجازی به راحتی باید در حین انجام یک کار برای انجام کار بعدی برنامه‌ریزی کند.
• رعایت مالکیت فکری: دستیار مجازی نباید اطلاعات کارفرما را در اختیار دیگران قرار داده یا به نام خودش، انتشار دهد. رازداری و احترام به مالکیت فکری و معنوی داده‌ها در هر شغلی اهمیت دارد.
• همکاری تیمی: دستیار مجازی هماهنگ با سایر اعضای شرکت به انجام پروژه‌ها و فعالیت‌های کاری می‌پردازد؛ پس باید اصل همکاری تیمی را رعایت کرده و هماهنگی و سلسله مراتب در اعضای تیم را بشناسد.
• دانش کاری: دستیار مجازی باید به خوبی با صنعت یا کسب و کار کارفرما یا مشتری آشنا بوده و راهبردها و امور شغلی مثل بودجه‌بندی، حسابرسی، طرح‌های بازاریابی، مدیرت محتوا و عقد قرار داد را بشناسد.
• پذیرش و توسعه: اشتباهاتش را بدون انکار و مقاومت شدید بپذیرد؛ مشتاق راهنمایی و یادگیری بیشتر بوده و آماده توسعه مهارت‌های شغلی و آموزشی شود.

ابزارهای لازم برای دستیاری مجازی

دستیاران مجازی در وهله اول نیازمند کامپیوتری با سیستم عامل مناسب( با نرم افزارهای کاربردی از جمله مجموعه آفیس، اسکایپ و ...) هستند. داشتن سیستم اینترنتی مستقل، گوشی هوشمند و نرم افزارهای کاری مرتبط هم برای دستیاری مجازی لازم است. آشنایی با نرم آفزارهای مدیریت پروژه و بسترهای کارتیمی و مشارکتی مثل تریلو و اسلک هم اهمیت دارد. اگر نیازمند پاسخگویی به تماس تلفنی هستید؛ پس داشتن هدفون، و میکروفون در کنار سیستم مجهز به شماره تماس مجازی، ضرورت پیدا خواهد کرد. اگر طراحی گرافیکی هم جزو شرح وظایف یک دستیار مجازی است پس به نرم افزار فتوشاپ و اشتراک در پلتفرم‌های گرافیکی نیاز دارد.

تحصیلات و گواهینامه‌ها

برای تبدیل شدن به دستیار مجازی موفق، لزومی به داشتن مدرک کارشناسی نیست ولی داشتن آن یک مزیت محسوب می‌شود. با این حال برخی از کسب و کارها، مدارک کاردانی و کارشناسی در حوزه‌های کامپیوتر، حسابداری، مدیریت و غیره را مدنظر دارند و برخی دیگر هم مدرک دیپلم را کافی می‌دانند.

• آموزش: علاقمندان به دستیاری مجازی می‌توانند دوره‌های آنلاین دستیار مجازی را در شرکت یا نزد افراد خبره بگذرانند تا در حوزه‌های مورد علاقه خودشان به کارآموز دستیار مجازی و بعد به دستیار مجازی با تجربه تبدیل شوند.
• گواهینامه‌ها: تعدادی از شرکت‌های مدیریتی، مشاوره و مربیان آنلاین هم مجوز‌ها و معرفی‌نامه‌هایی را برای فعالیت در حوزه دستیاری مجازی صادر می‌کنند که زمان و مکان اعتبار این گواهینامه‌ها درونشان قید شده است.

حقوق دستیار مجازی

حقوق دریافتی دستیار مجازی با توجه به میزان تجربه، تعداد مهارت‌های او و ساعات کاری در هفته متفاوت است. به طور متوسط با 40 ساعت کار در هفته می‌توان به حقوق مکفی رسید. هر چه حجم کاری برای مشتریان مختلف افزایش یابد، حجم دریافتی هم افزایش خواهد یافت. از طرف دیگر این شغل هم مانند سایر مشاغل دورکاری مشمول قاعده قحطی و غنا بوده و گاهی اوقات با کسری و گاهی اوقات هم با انبوه حجم کاری مواجه می‌شود. در مورد دستیار مجازی، بیشتر بخوانید: دستیار مجازی کیست؟