آشنایی با شغل دستیار مجازی، وظایف و مزایای آن

امروزه دستیار (منشی) مجازی توسط دورکاری در بین شاغل بسیار محبوب شده است  و این به دلیل بالا رفتن انعطاف پذیری و بهره وری کارمندان است همچنین به شرکت های برتر کمک می کند تا با استعدادترین کارمندان را در سراسر جهان پیدا کنند و با سرعت فعالیت های تجاری خود را به منظور کسب درآمد و مشتری بیشتر انجام دهند .

در این مقاله اطلاعاتی در مورد مزایای داشتن یک دستیار مجازی و وظایف آنها ارائه شده است.

استخدام دستیار مجازی

آشنایی با شغل دستیار مجازی

اصطلاح دستیار مجازی یا دورکاری در دهه 1990  به لطف پیشرفت تکنولوژی و اینترنت پرسرعت به واقعیت تبدیل شد. دستیاران مجازی بیشتر برای مشاغل آنلاین مناسب هستند، اما با این وجود ، بسیاری از مشاغل کوچک و بزرگ نیز برای صرفه جویی در هزینه های خود ​​از آنها برای کارهای خاص خود استفاده می کنند.

دستیاران یا متخصصان مجازی به طور معمول از طریق خانه کارهای شرکتی از قبیل تنظیم قرار ملاقات ها ، تماس تلفنی ، برنامه ریزی ، مدیریت شبکه های اجتماعی و ایمیل ها را انجام می دهند ، به تعریف ساده تر دستیار مجازی شخصی است که خدمات مختلفی را از خانه به کارآفرینان و مشاغل ارائه می دهد.

شغل دستیار مجازی به افراد علاقه مند دورکاری فرصت استفاده از مهارت های سازمانی و فنی شان را می دهد و از همه جالب تر اینکه می توانند به صورت تمام یا نیمه وقت کار کنند.

وظایف دستیار مجازی

مسئولیت های شغلی دستیاران مجازی متفاوت است و به موقعیت و موضوع کسب و کارها بستگی دارد. وظایف عمومی آنها شامل پاسخ دادن به سوالات مشتریان ، پردازش سفارشات از طریق تلفن ، ایمیل یا چت ، خدمات پشتیبانی مشتری ، ایجاد و به روزرسانی وب سایت ها یا وبلاگ ها ، نظارت و مدیریت رسانه های اجتماعی مانند فیس بوک یا توییتر و تهیه و انتشار محتوا و بازاریابی است.

برخی از وظایف کلی است که یک دستیار مجازی می تواند انجام دهد:

مجموعه مهارت های آنها متفاوت است ، اما برخی از رایج ترین کارهایی که انجام می دهند عبارتند از:

• اداره دفتر
• کار دبیرخانه
• رونویسی / ترجمه
• ورود / صفحه گسترده
• رزرو قرار ملاقات
• مدیریت پایگاه داده
• اثبات / ویرایش
• خدمات آی تی
• طراحی گرافیک
• ویرایش عکس
• خدمات سئو
• طراحی / مدیریت وب سایت
• حسابداری / حقوق و دستمزد
• وبلاگ نویسی
• بازاریابی از طریق رسانه های اجتماعی

چندین وظیفه دیگر در ذیل وجود دارد که می توانید آن را به دستیاران مجازی واگذار کنید،  اما مهمترین چیز برقراری ارتباط صحیح با دستیار مجازی برای انجام کارها و آنچه از آنها انتظار می رود، است:

• مدیریت رسانه های اجتماعی

بازاریابی رسانه های اجتماعی شغلی تمام وقت است – کاری که احتمالاً اغلب کسب و کارها وقت آن را ندارند؛ با این حال ، به راحتی نیز نمی توان این کار را انجام داد. با توجه به وجود بیش از 40٪ از مصرف کنندگان دیجیتال از رسانه های اجتماعی وجود آنها برای هر شرکت یا کسب و کاری الزامی است.

یک راه حل مقرون به صرفه برای حل مشکلات رسانه های اجتماعی استخدام دستیار مجازی است.از این طریق ، مشتریان می توانند کسب و کار شما را از طریق همه شبکه های اجتماعی پیدا کنند، بدون اینکه نیازی باشد وقت خود را به طور مداوم برای به روز کردن پروفایل و اطلاعات خود اختصاص دهید.

• مدیریت رویداد

بسته به اهداف ، فرهنگ و برنامه های پاداش مشتری / کارمند سازمان و شرکت ، مدیریت رویدادهای شرکت مهم است.باز هم ، برنامه ریزی رویداد استعداد خاص و اقدامات زیادی می طلبد. برای حداکثر رویدادهای شرکت ، بهتر است مدیریت  آن را به یک دستیار مجازی ماهر سپرد.

• مدیریت تقویم ها ، قرارها و ایمیل ها

یکی از اصلی ترین وظایف یک دستیار مجازی مرتب سازی از طریق ایمیل ، رزرو وقت قرار ملاقات ها و مدیریت تقویم قرار ملاقات های مهم شرکت است. به این ترتیب ، با استخدام دستیار مجازی دیگر با مشکلات زمان بندی روبرو نخواهید شد و ایمیلهای مهم را از دست نخواهید داد.

• تهیه گزارش و محتوا نویسی

گزارش نویسی یک عملکرد اساسی در هر دپارتمان است؛ ولی نگران نباشید. برای تهیه گزارش  و محتوانویسی وب سایت خود می توانید یک دستیار مجازی استخدام کنید.

• کارهای شخصی مانند رزرو هتل و رستوران

رزرو هتل و رستوران وقت زیادی را صرف می کند که با داشتن یک دستیار مجازی می‌توانید مسئولیت رزرو رستوران ها و هتل ها را به بهترین نحو انجام دهد.

• کارهای ساده بازاریابی دیجیتالی

بازاریابی شغل تمام وقت است که در همه سازمان ها به آن نیاز است؛ به جای آن که یک بازاریاب تمام وقت استخدام کنید می توانید با برون سپاری، از دستیار مجازی برای انجام کارهای ساده بازاریابی استفاده کنید.

• پشتیبانی

یک دستیار مجازی در زمینه بازاریابی و افزایش مشتری و تبلیغات کمک می کند.

• خدمات تخصصی

بسیاری از دستیاران مجازی در زمینه طراحی وب و بهینه سازی موتور جستجو تخصص دارند و در این زمینه عالی هستند.

• خدمات تبلیغات

دستیار مجازی به صورت حرفه ای می تواند مخاطبان شما را جذب کرده و تمام محصولات و خدمات تان را تبلیغ کند.

• تایپ مکاتبات اداری

یک دستیار مجازی در ویرایش و تایپ تمام مکاتبات ، نسخه های خطی و غیره مؤثر است و یک حرفه ای در تمام ارتباطات تجاری شما می باشد.

• خدمات حسابداری

یک دستیار مجازی می تواند کلیه  رویدادهای حسابداری ، صورتحسابها و حسابهای قابل پرداخت را بر عهده بگیرد.

• صرفه جویی در فضای اداری

دستیار مجازی به عنوان پیمانکار مستقل می تواند موجب صرفه جویی در فضای اداری و تجهیزات شما شود.

• سازماندهی

دستیار مجازی می تواند قرارهای کاری و رویدادهای شغلی شما را برنامه ریزی و مدیریت کند.

مهارت و توانایی های دستیاران مجازی

دستیاران مجازی اغلب پیمانکاران مستقل هستند و بطور کلی می توانند برای چندین شرکت براساس مجموعه مهارتهای خاص خود کار کنند.بسیاری از مهارت‌های لازم برای دستیار مجازی همان مهارت‌هایی است که برای دستیار یا دبیر شرکت و سازمان ها لازم است .

به طور کلی کار دستیار مجازی باید دارای مهارت و توانایی در زمینه کاری زیر باشد:

• مهارتهای سازمانی برتر : دستیار مجازی باید مهارت سازماندهی و پیگیری مشتریان مختلف را داشته باشد.
• مهارت های ارتباطی : از آنجا که دستیاران مجازی از طریق دورکار هستند ، ها باید در برقراری ارتباط از طریق ایمیل و تلفن مهارت داشته باشند.
• دانش فنی: بهترین دستیاران مجازی ها، دارای طیف گسترده ای از مهارت های رایانه ای هستند و در رایج ترین برنامه های نرم افزاری مهارت دارند.
• مهارت چند وظیفه ای:  دستیاران مجازی باید به راحتی وظایف و کارهای ریادی انجام دهند متناسب با مشتریهای خاص  و درخواستهای جدید آنها.

• آشنایی با فن آوری های فعلی ، مانند اشتراک گذاری ، سرویس های ابری و VoIP
• تجربه با نرم افزار و صفحه گسترده پردازش کلمه (به عنوان مثال: مایکروسافت آفیس)
• آگاهی از تقویم ها و برنامه ریزی های آنلاین (به عنوان مثال: تقویم  گوگل)
• مهارت های عالی مدیریت زمان
• مهارتهای سازمانی جامد
• صلاحیت های اضافی به عنوان یک مدیر یا معاون اجرایی یک مزیت محسوب می شود.

شخصیتی مهربان و دوستانه. ارتباط با مشتری هایتان مهم ترین عامل برای هر شکلی است که، باعث احترام و وفاداری آنها به شرکت می شود

مزایای استخدام دستیار مجازی

صرفه جویی در هزینه ها

استخدام دستیار مجازی تقریباً سه برابر ارزان‌تر از استخدام یک کارمند تمام وقت است. در حقیقت ، یک دستیار مجازی می تواند سالانه 78 درصد هزینه های عملیاتی شما را پس انداز کند .اگر یک کارمند تمام وقت استخدام کنید ، نه تنها حقوق بلکه موارد زیر را نیز باید پرداخت کنید :

• مالیات
• روزهای بیماری، دوران نقاهت
• مرخصی تعطیلات
• غرامت کارگران
• مزایای پزشکی / دندانپزشکی

پرداخت براساس ساعات کاری

وقتی یک دستیار مجازی استخدام می کنید ، فقط باید برای ساعاتی که آنها به طور فعال برای شما کار می کنند پرداخت کنید. در حقیقت ، 87.7 درصد دستیاران مجازی به صورت ساعتی مزد می گیرند.

علاوه بر این ، می توانید از یک ابزار مدیریت زمان استفاده کنید تا دقیقاً براساس میزان کار مزد دهید.

افزایش بهره وری

یک روز کاری استاندارد 8 ساعته ، یک کارگر معمولی کمی کمتر از 3 ساعت کار مفید انجام می دهد، اما دستیاران مجازی متفاوت عمل می کنند و بدون حواس پرتی از محیط اداری ، قادر به تمرکز و اختصاص زمان برای انجام وظایف خود هستند. از آنجا که دستیاران مجازی خود اشتغال هستند ، هدف شماره یک آنها رضایت مشتری است.

استخدام دستیاران مجازی هوشمند و اختصاصی از کشور دیگر

بررسی ها نشان می دهد که 2 کشور برتر در زمینه دستیار مجازی که کشورهای دیگر از آنها استفاده می کنند، فیلیپین و هند است. نه تنها استخدام کارمند از این کشورها ارزان تر است بلکه مهارت انگلیسی  آنها در تجارت نیز بسیار حیرت آور است.

استخدام دستیار مجازی

خلاصه

دستیار مجازی یک دارایی با ارزش برای مشاغل و شرکتهای کوچک است. صاحبان مشاغل کوچک کارآفرینانی هستند که باید مدیریت کارهای خود را بطور مؤثر انجام دهند و بیشتر بر فعالیت‌هایی متمرکز شوند که سریعتر به پیشرفت و رشد آنها کمک کند.

دستیار مجازی یا VA،  با مدیریت وظایف غیر ضروری و سایر کارکردهای غیر اصلی نقش مهمی در فراهم کردن زمان ارزشمند برای کارآفرینان دارد صنعت VA از ابتدای سال 2006 عمدتاً به دلیل رکود اقتصادی جهانی که شرکتها مجبور شدند دوباره استراتژی‌های توسعه کسب و کار خود را به منظور اقدامات کاهش هزینه احیا کنند. خدمات برون سپاری به ارائه دهندگان شخص ثالث از جمله دستیاران مجازی تبدیل به یک استراتژی عامه پسند شده، زیرا هزینه ها را کاهش داده است.

منابع:

https://biz30.timedoctor.com/virtual-assistant-job-description/

https://biz30.timedoctor.com/what-does-a-virtual-assistant-do/

https://www.vanetworking.com/what-is-a-virtual-assistant/

https://resources.workable.com/virtual-assistant-job-description