مدیریت زمان چیست؟ + تکنیک‌های کاربردی مدیریت زمان

همه افراد در طول روز 24 ساعت زمان دارند. چرا با این حال به نظر می‌رسد بعضی از افراد زمان بیشتری نسبت به دیگران دارند؟ جواب چیزی نیست، جز مدیریت زمان و برنامه ریزی!

مدیریت زمان چیست و چه کمکی به افراد می‌کند؟ بیشتر افراد در موقعیت‌هایی از زندگی با کمبود زمان مواجه می‌شوند که می‌تواند مشکلات و چالش‌های جدیدی را بوجود بیاورد.
مدیریت زمان و یا Time Management فرآیند سازماندهی و برنامه ریزی برای تقسیم زمان بین فعالیت‌های مختلف است. بامدیریت زمان و برنامه ‌ریزی، شما به جای سخت کار کردن هوشمندانه‌تر عمل کرده و کارهای بیشتری را در زمان کم به نتیجه مطلوب می‌رسانید. حتی زمان‌هایی که فشار کاری زیاد باشد و یا زمان کمی نسبت به روزهای دیگر دارید مدیریت زمان به شما کمک می‌کند به نتیجه دلخواه برسید. اگر شما هم احساس می‌کنید نسبت به افراد دیگر در طول روز زمان کم می‌آورید، این مقاله در مورد مدیریت زمان قطعاً برای شماست!

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان به انگلیسی معادل (Time Management) فرایندی برنامه‌ریزی شده است که زمان مفید را حفظ کرده تا انجام فعالیت‌های خود را در طول روز کنترل کنید. مدیریت زمان خوب به افراد این امکان را می‌دهد که در مدت زمان کوتاه‌تری کارهای بیشتر و مفیدتری انجام دهند. در نظر داشتن یک برنامه ریزی خوب استرس را کاهش می‌دهد و منجر به موفقیت فردی و شغلی در طولانی مدت می‌شود.

<< مدیریت زمان فعالیت یا مهارتی محیطی نیست، بلکه یک مهارت اصلی است که تمام اجزای زندگی به آن بستگی دارد.>> 

                                                                    برایان تریسی

مزایای مدیریت زمان

مهارت‌های ضعیف در مدیریت زمان باعث از دست دادن اهداف و روبرو شدن با استرس و اضطراب می‌شود. اما مزایای مدیریت زمان چیست؟

استرس کمتر

پیروی از یک برنامه کاری و برنامه ریزی در کاهش اضطراب بسیار موثر است. زمانی که یک لیست برای برنامه‌های خود در نظر بگیرید استرس شما کم شده و پس از انجام دادن آن‌ها پیشرفت خود را احساس می‌کنید.

زمان بیشتر

بهترین روش مدیریت زمان، ایجاد تعادل در بین برنامه‌های روزمره است. در واقع افرادی که می‌توانند زمان را به طور موثر مدیریت کنند، از داشتن زمان بیشتر برای صرف سرگرمی‌ها یا سایر فعالیت‌های شخصی لذت می‌برند. مدیریت زمان در هر مجموعه‌ای جزء رکن‌های اساسی محسوب شده و در نهایت به پیشرفت تیمی و فردی و ایجاد زمان بیشتر منجر می‌شود. اما این تغییرات باید در راس مجموعه و نقش‌های مهم نیز لحاظ شود. به طور مثال یک مدیر اجرایی در توسعه استراتژی‌های سودآور و اجرای چشم اندازهای بلند مدت تاثیر مهمی دارد. همچنین استفاده از تکنیک مدیریت زمان جزء وظایف مدیرعاملان در یک مجموعه بوده که علاوه بر ایجاد زمان بیشتر، منجر به شکستن و تفکیک کارها به بخش‌ها قسمت‌های کوچک‌تر شده و منجر به پبشرفت سازمان می‌شود.

به طوریکه نیازهای زمانی هر یک را بتوانید برآورده کنید و بر پیشرفت آن نظارت کنید .

مطلب پیشنهادی: چگونه می‌توان کارآفرین شد؟

افزایش شانس پیشرفت

مدیریت خوب زمان منجر به فرصت‌های بیشتر و اتلاف زمان کمتر برای فعالیت‌ و کارهای بی اهمیت می‌شود. مهارت‌های خوب مدیریت زمان، یک ویژگی‌ کلیدی است که کارفرمایان در محیط کار به دنبال آن هستند. علاوه بر این توانایی اولویت بندی و زمان بندی کار برای هر سازمانی بسیار مطلوب است.

ایجاد فرصت‌های بیشتر برای دستیابی به اهداف زندگی و شغلی خود

افرادی که مدیریت زمان و برنامه ریزی را به خوبی انجام می‌دهند، بهتر می‌توانند به اهداف و مقاصد خود دست یابند و این کار را در مدت زمان کوتاه‌تری انجام دهند.

چالش‌های مدیریت زمان

موسس مشاوره Healthy Workplaces مالاری تایتل می‌گوید، موانع مدیریت زمان موثر را به دو دسته داخلی یا خارجی طبقه بندی می‌شود. موانع درونی موانعی هستند که از سمت فرد سرچشمه می‌گیرند و کاملاً در کنترل فرد هستند. عوامل درونی به عادات، رفتارها و اعمال یک فرد مربوط می‌شود. اگرچه این رفتارها ممکن است ناخودآگاه یا ریشه‌دار باشند، اما یک فرد این قدرت را دارد که در رفتارهای خود تجدید نظر کند.

دسته‌بندی داخلی شامل موارد زیر می‌شود.

• اضطراب: افرادی که استرس و اضطراب را تجربه می‌کنند، تمرکز و تصمیم گیری برایشان سخت‌تر از افراد دیگر است.
• عدم کنترل خود: فردی که مستعد حواسپرتی است و کنترلی بر برنامه‌ ریزی خود ندارد، به همین علت از اهداف خود دور می‌شود.
• اهمال کاری: افراد در این حالت تا زمانی که فشار بر روی آن‌ها نباشد وظایف خود را انجام نمی‌دهند و کارها را تا لحظه‌ی آخر به تعویق می‌اندازند.
• کمبود انگیزه: کمبود انگیزه باعث می‌شود تا فرد دلیلی برای انجام کاری نداشته باشد و کارهای دیگری برای انجام دادن انتخاب کند و یا برای اهداف دیگری برنامه ریزی کند. البته راهکارهایی برای مبارزه با بی انگیزگی و تنبلی وجو دارد تا شخص را در مسیری درست هدایت کند.
• افراد راضی کننده: فردی که درگیر جلب رضایت همه است، ناگزیر شکست می‌خورد زیرا دیگران نیازهای متضادی دارند. با این کار افراد از الویت‌های خود دوری می‌کنند تا دیگران را نسبت به خود راضی نگه دارند.

مطلب پیشنهادی: مهارت‌های پول‌ساز

عوامل بیرونی، عواملی هستند که از بیرون شخص سرچشمه می‌گیرند و شامل موارد زیر هستند.

• حجم کاری
• محدودیت‌های شغلی و یا محل کار ممکن است فرد را از رسیدن به اهداف خود باز دارد.
• ممکن است محیط کاری منابع مورد نیاز کارکنان را برای تکمیل مشاغل خود فراهم نکند. به عنوان مثال، ممکن است یک موقعیت کاری فقط از راه دور باشد، اما این شرکت ابزارهای همکاری را برای اعضای تیم فراهم نمی‌کند تا از راه دور به خوبی کار کنند و کیفیت کار را حفظ کنند.

نکات مهم مدیریت زمان

اگر با مدیریت زمان و برنامه ریزی مشکل دارید، نگران نباشید چون در ادامه به نکاتی مفید برای مدیریت زمان اشاره خواهیم کرد.

• یک دفترچه تهیه کنید تا در آن زمان‌هایی از روز را که احتمالاً بیشترین بازدهی را دارند شناسایی کنید. از این اطلاعات برای برنامه ریزی زمان بندی استفاده کنید.
• در شروع هر روز کاری زمانی را برای تهیه فهرستی از کارهای قابل اندازه گیری اهداف و روش‌های دستیابی به آن‌ها اختصاص دهید.
• کارهای روزانه خود را بر اساس اولویت برنامه ریزی کنید و زمان برنامه ریزی نشده در روز را در نظر داشته باشید که چه میزان زمان اضافه دارید.
• در دسترس بودن ارتباطات خود را مدیریت کنید. ایمیل و شبکه‌های اجتماعی خود را در زمان‌های برنامه‌ریزی‌شده باز کنید، نه اینکه تمام روز با آنها درگیر شوید.
• وقفه‌هایی که ممکن است مابین کارهای شما پیش بیاید را در نظر بگیرید و به آن‌ها زمان اضافه کنید تا آن‌ها را به اتمام برسانید.
• حجم کار خود را مدیریت و برنامه ریزی کنید. با کار بیشتر از آنچه می‌توانید به راحتی انجام دهید، موافقت نکنید.

مطلب پیشنهادی: بهترین ابزارها برای کسب درآمد در خانه

چند تکنیک مهم برای مدیریت زمان

روش پارتو Pareto analysis : تحلیل پارتو عنوان می‌کند 80 درصد پیامدها از 20 درصد علل ناشی می‌شوند. این تکنیک به افراد کمک می‌کند تا برای انجام کاری بر اساس اهمیت و ارزش آن کار برنامه ریزی انجام دهند و از منابع به نحو احسن استفاده کنند.

تکنیک مسدود کردن زمان Time blocking: مسدود کردن زمان بهترین روش مدیریت زمان است که روز را برای هر فرد به بلوک‌های زمانی خاص تقسیم بندی می‌کند.

تکنیک روش انجام کارها Getting Things Done method: این روش به افراد کمک می‌کند تا از فکر کردن به کارهای بزرگ و کوچک دست بردارند و سریعاً شروع به الویت بندی کارها کنند. در این تکنیک هدف افزایش بازدهی و کاهش استرس است. این روش شامل نوشتن همه چیز، طبقه بندی آن بر اساس اهمیت و سپس انجام وظایف است.

تکنیک برنامه‌های بهره وری Productivity apps: از برنامه‌های بهره‌وری می‌توان برای تنظیم یادآورها و ایجاد برنامه زمان بندی استفاده کرد.

روش مدیریت زمان کانبان: این تکنیک در سال 1960 در ژاپن توسط خودروسازی تویوتا در جهت افزایش بازدهی و بهره‌وری استفاده شد. این تکنیک انجام چند کار به صورت همزمان و برنامه ریزی ناکارآمد را سازمان دهی می‌کند.

بهترین اپلیکیشن های مدیریت زمان

ابزارهای مدیریت زمان به شما کمک می‌کنند تا راحت‌تر برنامه ریزی کنید و تا قبل از اینکه مشکلات جدی‌تر شوند برای آن‌ها برنامه ریزی دقیقی انجام دهید. در ادامه به بررسی بهترین اپلیکیشن های مدیریت زمان می‌پردازیم.

تودویست (Todoist)

تودویست برنامه‌ای رایگان برای مدیریت زمان و برنامه ریزی است. تودویست در چک لیست شما یاداورهای فوری را به شما نمایش می‌دهد. این برنامه با تمامی دستگاه‌ها سازگار است و حتی به صورت آفلاین نیز کار می‌کند. Todoist الویت بندی کارها و تعیین اهداف پروژه را برای افراد آسان می‌کند.

اور نوت (Evernote)

اور نوت Evernote از برنامه‌های کاربردی برای مدیریت زمان است که به شما اجازه می‌دهد تا بخش‌هایی از وبسایت‌ها برای خود ذخیره کنید. در اور نوت به راحتی می‌توان جلسات، مصاحبه‌ها و ایده‌ها را ضبط کرده و آن‌ها را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید. در این برنامه امکان همگام‌سازی چند دستگاه با یکدیگر نیز وجود دارد.

ریممبر د میلک  (Remember the Milk)

ریممبر د میلک (Remember the Milk) برنامه‌ای عالی برای مدیریت زمان است. در این برنامه می‌توانید به راحتی وظایف شخصی و شغلی خود را از یکدیگر تفکیک کنید. در صورتی که تغییری در برنامه‌های شما ایجاد شد این برنامه به صورت خودکار لیستتان را بروزرسانی می‌کند.

هاروست (Harvest)

هاروست (Harvest) از برنامه‌های کاربردی با UX عالی بوده که برای مدیریت زمان بسیار موثر عمل می‌کند. هاروست با داشبوردی خاص به شما این امکان را می‌دهد که به راحتی به زمان بندی و مرورهای هفتگی خود دسترسی پیدا کنید. در هاروست می‌توانید کارهای هم تیمی‌های خود را ببینید و مواردی مانند بودجه خود، مدیریت گزارش‌ها و پروژه‌ها را مدیریت کنید.

تاگل (Toggl)

تاگل (Toggl) برنامه‌ای که می‌توانید در آن به صورت لحظه‌ای زمان خود را ردیابی کنید. به علت آسان بودن این برنامه، محبوبیت بسیاری در بین افراد پیدا کرده است. تاگل قابل استفاده در  iPhone، Android، Mozilla،Chrome و دسکتاپ است. البته مهم نیست از چه نسخه‌ای استفاده می‌کنید، تاگل تمام داده‌ها را در حساب شما ذخیره‌سازی می‌کند. اما توجه داشته باشید اگر نیاز به یکپارچه‌سازی دارید، باید برای ساخت یک حساب تاگل اقدام کنید.

رسکیو تایم (RescueTime)

رسکیو تایم (RescueTime) تعداد ساعاتی که برای انجام یک کار دارید را برنامه ریزی می‌کند و تمام فعالیت‌های کامپیوتری، پنجره‌های فعال و وبسایت‌های بازدید شده را ردیابی می‌کند. این برنامه وقفه‌های بین کارها، تماس‌های تلفنی و تعداد جلسات را محاسبه می‌کند و به صورت «مرور خلاصه» آن‌ها را در اختیار شما قرار می‌دهد تا بتوانید بهترین مدیریت زمان را داشته باشید.

فوکس ات ویل  (Focus @ Will)

فوکس ات ویل  (Focus @ Will) از برنامه‌های کاربردی برای مدیریت زمان و افزایش تمرکز است و ویژگی‌های عالی را در اختیار شما قرار می‌دهد. برای مثال، این برنامه موسیقی‌هایی را برای شما پخش می‌کند که به طور علمی ثابت شده گوش کردن به این صداهای آرامش بخش تمرکز شما را تا 4 برابر افزایش می‌دهد. شما می‌توانید در این برنامه لیست پخش جداگانه‌ای برای خود ایجاد کنید و به هر موسیقی طبق کاری که انجام می‌دهید گوش کنید.

مطلب پیشنهادی: مزایای گوش کردن به موسیقی حین کار

فوکس بوستر  (Focus Booster)

فوکس بوستر  (Focus Booster) برنامه‌ایی چند سکویی برای افزایش تمرکز و از بین بردن فشارهای درونی است. این برنامه با استفاده از تایمر، زمانبندی کار شما را با فاصله 25 دقیقه‌ای تنظیم می‌کند. در واقع این یک ویژگی منحصر به فرد است. در فوکس بوستر شما می‌توانید از تایمر کوتاه روی صفحه، جدول زمان، ذخیره‌ی جلسات و تولید گزارش به راحتی استفاده کنید.

سوالات متداول

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان به زبان ساده یعنی برنامه ریزی و نظم دهی برای انجام کارهای روزمره که فرد را به بیشترین بازدهی برساند.

چرا مدیریت زمان مهم است؟

مدیریت زمان و برنامه ریزی از اتلاف وقت جلوگیری می‌کند و البته موفقیت یک شخص در گرو یادگیری مهارت کنترل زمان است.

چرا بعضی از افراد نمی‌توانند زمان خود را مدیریت کنند؟

تبلی و اهمال کاری، تمرکز و برنامه ریزی برای انجام چند کار به صورت همزمان، نداشتن فهرست روزانه، ورزش نکردن، اشتباه در الویت بندی کارها و ترجیح دادن برنامه‌های دیگران نسبت به خود جزء مواردی هستند که در مدیریت زمان افراد مشکلاتی جدی ایجاد می‌کنند.