اتوماسیون اداری چیست؟

آیا از صرف ساعت‌های متوالی برای کارهای روزمره مانند ورود داده، تولید گزارش و مدیریت ارتباطات خسته شده‌اید؟ آیا دوست داشتید بتوانید این وظایف و امور را خودکار کنید و روی جنبه‌های مهم‌تر کسب‌وکارتان تمرکز کنید؟ اگر چنین است، جای درستی را انتخاب کرده‌اید! در این بلاگ، ما دنیای اتوماسیون اداری (Official automation) و اینکه چگونه می‌تواند روش کار شما را متحول کند را بررسی خواهیم کرد. از تعریف اتوماسیون اداری گرفته تا مزایا و انواع برنامه‌های کاربردی آن، همه چیزهایی را که برای شروع باید بدانید را پوشش خواهیم داد.

با استفاده از فناوری و نوآوری‌های انسانی، محیط‌های کاری به طور مداوم بهره‌وری و کارایی را بهبود می‌بخشند. در اینکه چگونه اتوماسیون و ابزارهای نرم افزاری می توانند به سازمان‌ها در بهینه سازی عملیات روزانه خود کمک کنند، شکی وجود ندارد. با این حال، بسیاری از شرکت‌ها تمایلی به معرفی فناوری یا متزلزل کردن وضعیت موجود ندارند. خوشبختانه، اتوماسیون اداری به نقطه‌ای رسیده است که این سیستم‌ها به‌طور یکپارچه در پشته‌های ابزار موجود ادغام می‌شوند و منحنی یادگیری پایینی برای کارمندان دارند.

به‌عنوان یک مدیر یا صاحب کسب‌وکار، این شما هستید که باید مواردی را که در حال حاضر در چارچوب سازمان‌تان کار می‌کنند یا کار نمی‌کنند را بررسی کنید. به احتمال زیاد تا امروز ابزارهای اتوماسیون اداری برای شما مفید واقع شده‌اند، اما بیایید بیشتر به این موضوع بپردازیم که اتوماسیون اداری چه کاری می‌تواند برای کسب و کار شما انجام دهد.

مطلب پیشنهادی: اتوماسیون بازاریابی چیست؟

اتوماسیون اداری چیست؟

اول از همه، بیایید تعریف کنیم که اتوماسیون اداری به چه معناست. اتوماسیون اداری یک اصطلاح کلی است که انواع مختلف سیستم‌ها و نرم‌افزارها را توصیف می‌کند که برای جمع‌آوری دیجیتال، ذخیره، انتقال، تغییر و استفاده از اطلاعات اداری برای اجرای وظایف استفاده می‌شوند. در اصل، اتوماسیون اداری به مدیریت داده‌ها کمک می‌کند.

استخدام متخصص تحلیل داده

اتوماسیون اداری اجازه می دهد تا داده‌ها بدون دخالت انسان حرکت کنند. از آنجایی که انسان‌ها از این معادله خارج می‌شوند، خطر خطای دستی از بین می‌رود. چیزی که زمانی با یک ماشین تحریر انجام می‌شد، به تعداد بی شماری از اتوماسیون و ابزار الکترونیکی محول می‌شود که نحوه کار افراد را تغییر داده است.

مطلب پیشنهادی: اتوماسیون ایمیل مارکتینگ چیست؟

مقدمات اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری جنبه های مختلفی دارد، اما به راحتی می‌توان آنها را به دسته های زیر تقسیم کرد:

ذخیره سازی اطلاعات

ذخیره سازی اطلاعات شامل ضبط اطلاعات، مانند فرم‌ها، اسناد، فایل‌ها، تصاویر و شیت‌ها است. ذخیره‌سازی اطلاعات عموماً در قالب‌های واژه‌پرداز یا spreadsheetها وجود دارد، اما می‌تواند مانند رکوردهای موجود در یک CMS یا ابزار نرم‌افزار اتوماسیون پیچیده‌تر باشد.

تبادل داده

سیستم ها امکان تبادل اطلاعات را به صورت real-time، مانند دستگاه های فکس یا ایمیل ها را فراهم می‌کنند. ابزارهای نرم افزار اتوماسیون نیز در این دسته قرار می‌گیرند زیرا می توانید به راحتی اطلاعات را به اشتراک بگذارید و گزارش‌ها را بین افراد ارسال کنید.

مدیریت داده‌ها

اتوماسیون اداری نیز باید به راحتی بین طرف های مختلف و اطلاعات مربوطه قابل مدیریت باشد. به این ترتیب، سیستم های اتوماسیون اداری می توانند داده‌های کوتاه مدت و بلند مدت، از جمله برنامه‌های مالی، هزینه‌های بازاریابی، مدیریت موجودی و… را مدیریت کنند.

مزایای اتوماسیون اداری

کسب و کارها یا به ابزارهای اتوماسیون اداری خیلی کم یا ابزارهای خیلی زیادی متکی هستند. صرف نظر از میزان استفاده از ابزارهای اتوماسیون اداری، مزایای اتوماسیون اداری گسترده است. در ادامه به مزایای اتوماسیون اداری می‌پردازیم.

• کاهش انجام وظایف با روش‌های دستی
• به حداقل رساندن خطاهای انسانی و دستی
• کاهش زمان مورد نیاز برای تکمیل کار
• افزایش شفافیت و توانایی های بهبود فرآیند
• تصمیم گیری بهتر بر اساس داده‌ها، تحلیل‌ داده و پیش‌بینی‌ها
• معیارهای پیشرفته و نظارت بر شاخص کلیدی عملکرد (KPI)
• افزایش رضایت کارکنان و ارتباطات
• خدمات رسانی بهتر به مشتریان

بخش‌های ضروری برای اتوماسیون

هنگام استفاده از اتوماسیون در سازمان خود، با دو تصمیم بزرگ روبرو خواهید شد. برای شروع، چه چیزی را می خواهید خودکار کنید؟ دوم اینکه ابزار مناسب برای انجام این ترفند چه ابزاری است؟

بسیاری از گزینه‌های اتوماسیون اداری باید توسط مدیریت بررسی شوند. این به ویژه برای زمانی است که قصد معرفی یک ابزار جدید دارید که شامل در نظر گرفتن موارد زیر می‌شود:

• درک ابزار اتوماسیون
• هدف ابزاز اتوماسیون
• آموزش کافی از ابزار مربوطه
• دیدگاه‌های مثبت درباره آن ابزار

بیایید نگاهی به نحوه انجام همه این بررسی‌ها بیندازیم.

۱. انتخاب ابزار مناسب

بهترین ابزارهای اتوماسیون دارای بسیاری از ویژگی های ضروری هستند. در اینجا توضیح داده شده است که چگونه ابزارهای اتوماسیون می توانند به کسب و کار شما کمک کنند.

• طراحی آسان گردش کار

ابزارهای اتوماسیون باید زندگی کارمندان شما را آسان‌تر کنند و نه پیچیده‌تر. این به آن معنی است که گردش کار و طراحی آنها باید طراحی رابط کاربری مناسب برای استفاده باشد. این ابزار می‌تواند فرآیندهای داخلی شما مانند تطبیق حساب را بدون نیاز به تیم فنی یا استخدام برنامه‌نویس تکمیل کند. در عوض، می‌توانید از میان مجموعه‌ای از دستورات انتخاب کنید و هر فرآیندی را به راحتی کنار هم قرار دهید.

• سازگاری با موبایل

این روزها، کارمندان و مدیران کسب و کار همیشه در حال حرکت هستند. داشتن ابزاری سازگار با موبایل و در دسترس بودن به این معنی است که وقتی خارج از دفتر هستید یا دور از سیستم خود هستید، هیچ تبادل اطلاعاتی را از دست نمی دهید. در این رابطه پیشنهاد می‌کنیم مقاله چک لیست طراحی ریسپانسیو را مطالعه بفرمایید.

• یکپارچه‌سازی نرم‌افزار

احتمالاً در حال حاضر ابزارهای اتوماسیون اداری برای کسب‌وکارتان کار می‌کنند. فرقی ندارد Slack، Google Sheets، Dropbox، Salesforce، Mailchimp یا هر نرم‌افزار دیگری، بهترین کار زمانی است که این ابزارها بتوانند با یکدیگر صحبت کنند.

• گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل‌ها

شما می خواهید بتوانید اندازه گیری کنید که آیا ابزار شما به طور مداوم به نفع شما و در راستای اهداف شما کار می‌کند یا خیر. راه‌حل‌های نرم افزاری با گزارش و تجزیه و تحلیل می‌توانند از این جنبه مدیریتی به شما کمک کنند. این ابزارها نه تنها بر اساس داده‌ها و کسب و کار روزانه شما تجزیه و تحلیل ارائه می‌کنند، بلکه می‌توانید گزارش‌های داخلی نیز ایجاد کنید که نشان می‌دهد برای مثال چند ساعت برای یک کار صرف شده است.

• کنترل دسترسی

هر نرم‌افزاری که مستقیما با داده‌ها در ارتباط است، یکی از مهم‌ترین موارد برای بررسی کارکرد و امنیت است. ابزارهایی که اجازه کنترل دسترسی را می‌دهند، به این معنی که شما می‌توانید فقط به کسانی که باید آن را داشته باشند، دسترسی را محدود کرده و اعطا کنید. همچنین می‌توانید ببینید چه کسی و چه زمانی تغییراتی در داده‌ها ایجاد کرده است تا مسیرهای حسابرسی معتبر و دقیق باشند.

۲. ارائه آموزش مناسب

ابزار مناسب فقط زمانی کار می‌کند که همه افراد با هم همسو باشند. برای کسانی که در سازمان شما فرآیندهای مختلف را مدیریت می‌کنند، ابزارهای اتوماسیون به کاهش هر کار دستی و تکراری کمک می‌کند. ابتدا نیاز به آموزش صحیح و درک نحوه عملکرد ابزار وجود دارد. بهترین نرم افزارهای موجود در بازار نه تنها برای رابط های کاربری آسان طراحی می کنند، بلکه آموزش و پشتیبانی را نیز ارائه می‌دهند.

مطلب پیشنهادی: تکنیک‌های مدیریت زمان

آموزش مناسب برای کسانی که به آن علاقه دارند بهترین نتیجه را دارد. به عنوان یک مدیر کسب و کار، می توانید به حمایت از فرهنگی کمک کنید که در معرض تغییر و بهبود مستمر است. یک راه برای انجام این کار، تمرین بهبود مستمر فرآیند است.

انواع ابزارهای اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری تمام جنبه‌های عملیات یک کسب و کار را به صورت مجازی در بر می‌گیرد. دسته‌بندی انواع ابزارهای اتوماسیون اداری عبارتند از:

مدیریت تسهیلات

به شما این توانایی را می‌دهد که از راه دور دسترسی به امکانات خود را تاییذ یا رد کنید. مثال: Kisi

• مدیریت دسترسی
• مدیریت بازدیدکنندگان
• سرویس
• عضویت
• برنامه ریزی اتاق

پرسنل

از اتوماسیون برای کارمندان داخل هواپیما و تایید قراردادها استفاده کنید. مثال: Workable

• قراردادها
• استخدام
• فهرست بندی
• همسو کردن همه

بهره وری

با کمک ابزارهای اتوماسیون اداری که هدف افزایش بهره‌وری را دارند، یادداشت ها و اطلاعات ضروری را ذخیره و اشتراک گذاری کنید و همکاری درستی با هم داشته باشید. Zapier می تواند برنامه های بهره وری مختلف را برای گفتگو با یکدیگر متصل کند.

• یادداشت
• امور اداری
• پذیرایی از رویدادها

ارتباط:
Google Workspace را برای ایمیل‌ها و اشتراک‌گذاری فایل‌ها امتحان کنید.

• پاسخگویی به سوالات
• نوشتن ایمیل کمتر

اداری

از ابزارهای نرم افزاری برای مدیریت کارهای تکراری، ادغام داده‌ها از تمام سیستم های قدیمی در یک مکان، حسابداری خودکار و تجزیه و تحلیل ریل تایم و موارد دیگر استفاده کنید.

• جمع آوری و سازماندهی داده‌ها
• ساده کردن کارهای تکراری
• صرف زمان کمتر برای کارهای اداری
• صورتحساب‌ها و هزینه ها

تنظیم قرار ملاقات و برنامه ریزی

از ارسال ایمیل برای برنامه ریزی به صورت رفت و برگشتی خودداری کنید. در عوض، ابزاری مانند Calendly را امتحان کنید که می‌تواند به خودکار کردن برنامه‌ها کمک کند.

• خودکار کردن برنامه‌ریزی قرار ملاقات‌ها
• ایمیل قبل و بعد از قرار ملاقات

سخن پایانی

اتوماسیون اداری ابزار قدرتمندی است که می تواند به کسب و کارها کمک کند تا امور خود را ساده کرده و هزینه‌ها را کاهش دهند. با خودکار کردن کارهای تکراری، شرکت‌ها می توانند به کارمندان خود این فرصت را بدهند تا روی کارهای مهم‌تر تمرکز کنند و در عین حال دقت و کارایی را نیز بهبود بخشند. اگر بخواهید فرآیندهای فناوری اطلاعات، فرآیندهای تجاری یا حتی خانه خود را خودکار کنید، یک راه حل اتوماسیون وجود دارد که می تواند به شما در دستیابی به اهدافتان کمک کند.