دفتر اندیکاتور چیست؟ نحوه استفاده از دفتر اندیکاتور

از زمان‌های دور مدیران شرکت‌ها از دفتر اندیکاتور به‌عنوان یک ابزار مهم برای ثبت و نگهداری مکاتبات خود استفاده می‌کردند. این دفتر یک جزء اساسی از لوازم جانبی و جنبه‌های اتوماسیون اداری سازمان‌ها است که همواره در خدمت ثبت ارتباطات و اطلاعات است.
مدیریت امور اداری بخشی از ویژگی‌های بسیار مهم در ادارات، شرکت‌ها، سازمان‌ها و سایر مراکز اداری است که با وظایف گوناگون خود، یکی از عوامل مؤثر در پیشرفت و موفقیت سازمان‌ها محسوب می‌شود. یکی از جنبه‌های مهم دفتر اندیکاتور در این زمینه، مدیریت نامه‌های ورودی و خروجی به‌همراه هرگونه مکاتبات است‌ که به طور معمول توسط دبیرخانه‌ها اداره می‌شود. در ادامه به نحوه استفاده از این ابزار جذاب و ضروری در شرکت‌ها پرداخته خواهد شد.

کاربرد دفتر اندیکاتور

دفتر اندیکاتور ابزاری کاربردی است که امکان سادگی در شناسایی و جداسازی نامه‌ها و ارتباطات را فراهم می‌کند. این ابزار در مواجهه با مشکلات ثبت و نظارت بر نامه‌ها یا اسناد، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا از هزینه‌های قابل توجهی جلوگیری کنند.
موارد استفاده از دفتر اندیکاتور:

• ادارات و سازمان‌ها
• مدارس و مراکز آموزشی
• دانشگاه‌ها
• شرکت‌ها، استارتاپ و کارخانه‌ها
• مراکز حقوقی
• کلیه دفاتر و سازمان‌های نیازمند به تنظیم نامه و ارتباطات

مطلب پیشنهادی: آشنایی با شغل حسابداری

فرآیند ثبت اوراق و نامه‌ها در دفتر اندیکاتور

در دفتر اندیکاتور تمام اطلاعات و جزئیات مرتبط با مکاتبات یک سازمان با دقت ثبت می‌شود. وقتی یک نامه دریافت می‌شود، پس از معرفی نامه به منشی یا اندیکاتورنویس داده می‌شود. تاریخ، شماره نامه و خلاصه‌نامه‌های دریافتی یا ارسالی در ستون‌های مشخص ثبت می‌شوند و شماره ترتیب دفتر نیز نوشته می‌شود.

ستون های دفتر اندیکاتور

هر دفتر اندیکاتور دارای دو بخش اصلی است: نامه‌های ورودی و نامه‌های خروجی.
فرم نامه‌های ورودی حداقل شامل پنج ستون اصلی است: شماره ردیف، تاریخ، گیرنده نامه، شرح نامه و شماره نامه. همچنین فرم نامه‌های صادره شش ستون اصلی دارد که هر یک شامل شماره، عنوان، توضیحات، گیرنده، پیوست و تاریخ نامه ارسالی می‌شود.
ستون‌های نمونه فرم دفتر اندیکاتور که جزئیات و اطلاعات مهم مربوط به مکاتبات را ثبت می‌کنند به شرح زیر هستند:

شماره ردیف:

شماره ردیف که به نام شماره ثبت نیز شناخته می‌شود که همان کدی است که با آغاز هر سال، یک دوره جدید را نمایان می‌سازد و به هر نامه ورودی یا خروجی که بدون سوابق قبلی نوشته می‌شود یکی از این شماره‌ها اختصاص می‌یابد. پایان هر سال اگر این شماره به یک عدد ختم شود، دفتر اندیکاتور بسته می‌شود و سازمان در سال بعد با یک دفترچه شاخص جدید از شماره یک شروع به کار می‌کند.

تاریخ ورود:

این ستون با دقت روز، ماه و سال نامه‌های دریافتی توسط سازمان را ثبت می‌کند.

شماره و تاریخ نامه دریافتی:

اینجا تاریخ و شماره نامه‌ها جای می‌گیرد. اگر نامه دریافتی شامل شماره نباشد، مانند نامه‌های افراد حقیقی و تاریخ نامه افراد حقیقی نیز در این ستون ثبت می‌شود.

وارده از – صادره به:

این ستون شامل نام فرستنده یا مرجعی است مثل نامه‌های افراد، سازمان‌ها یا واحدها که نامه را به سازمان ارسال کرده است. اگر نامه صادر شده باشد، نام گیرنده یا مرجع دریافت‌کننده آن در این ستون و در قسمت پایین این ستون و در جلوی عبارت «صادره به» نوشته می‌شود.

موضوع نامه:

این ستون حاوی خلاصه‌ای از اطلاعات اولیه مکاتبات ورودی یا خروجی است.

مطلب پیشنهادی: مرخصی استعلاجی چیست؟

تعداد پیوست:

این قسمت به دو ستون وارده و صادره تفکیک می‌شود که به ترتیب تعداد صفحات پیوست نامه دریافتی در ستون وارده و تعداد صفحات پیوست نامه صادراتی در ستون صادره قرار می‌گیرد.

ارجاع به:

این ستون برای شناسایی نامه‌های دریافتی جهت اطلاع یا اقدام استفاده می‌شود و حاوی اسامی واحدهای سازمانی داخلی یا افرادی است که نامه‌های دریافتی را دریافت می‌کنند و باید اقدامات لازم را انجام دهند.

تاریخ صدور:

این ستون حاوی تاریخ صدور نامه است.

رونوشت به:

این ستون برای نامه‌های ارسالی است و نشان می‌دهد که آیا نامه‌ای غیر از گیرنده اصلی گیرنده‌های دیگری (گیرنده کپی) دارد یا خیر.

شماره فایل:

این ستون شامل شماره پرونده نامه دریافتی یا نسخه بایگانی نامه صادر شده است.

شماره دفتر مشخص شده قبلی:

هنگام ثبت نامه ورودی یا خروجی در دفتر اندیکاتور و انجام مراحل قبلی، شماره نشانگر قبلی نامه را در ستون “شماره قبلی” یادداشت کنید. با بررسی پیام دریافتی، متصدی نیز به این ترتیب می تواند با جستجوی عباراتی مانند “دنبال کردن” و “بازگشت” تعیین کند که آیا این ستون باید پر شود یا نه.

شماره بعدی در دفترچه اندیکاتور:

در صورتی که نامه دریافتی یا خروجی سازمان دارای سابقه بعدی است، هنگام ثبت نامه در دفترچه اندیکاتور به سابقه بعدی در قسمت «شماره بعدی» توجه کنید. با بررسی پیام دریافتی، متصدی یا همان اندیکاتور نویس نیز می تواند با جستجوی عباراتی مانند “دنبال کردن” و “بازگشت” تعیین کند که آیا این ستون باید پر شود یا خیر.

مطلب پیشنهادی: مسیر شغلی چیست؟

نحوه استفاده از دفتر اندیکاتور چگونه است؟

گاهی اوقات ظاهر بزرگ دفاتر شاخص ممکن است استفاده از آنها را چالش برانگیز و سخت به نظر بیاورد. اما در واقعیت، کار با این دفترها بسیار ساده و کارآمد است. زمانی که به صفحات این دفتر نگاهی می‌اندازید، با یک جدول پویا مواجه می‌شوید که از دستورات متعددی در چندین خط تشکیل شده است.
هر خط در این جدول نمایانگر یک نامه است و اطلاعات مربوط به مکاتبات بین سازمانی و دیگر ارگان‌ها همچنین نامه‌های ارسالی از سازمان به دیگر سازمان ها و بخش های مختلف ادارات ، در این برگه‌ها و جداول ذخیره می‌شود.
برای همین جزئیاتی چون تاریخ، موضوع نامه، خلاصه‌ای از متن نامه، نام گیرنده نامه (در صورتی که نامه شخصی باشد)، وضعیت نامه (آیا نامه ارسال یا دریافت شده است) و زمانی که نامه به دفتر رسیده و به مسئول مربوطه و دبیرخانه جهت اقدام اطلاع‌رسانی شده در هر خط ثبت می‌شود.

نحوه تکمیل دفتر اندیکاتور

با این همه اصولی که توضیح داده شد ممکن است ارسال یا دریافت نامه برای شما چالش برانگیز باشد. نامه‌های صادره، هر نامه‌ای است که توسط دفتر به سایر سازمان‌ها و افراد ارسال می‌شود و نویسنده آن اداره است. اما نامه‌های دریافتی در سمت متضاد این تعریف قرار دارند. در اینجا نامه دریافتی به هر نامه‌ای اشاره دارد که از خارج از سازمان به بخش یا سازمانی ارسال می‌شود و فرستنده آن یک سازمان دیگر و ارگان دیگری است. در این نوع نامه‌ها ثبت نامه معمولاً به گونه‌ای انجام می‌شود که تمام اطلاعات مورد نیاز فراهم شده و اطمینان حاصل می‌شود که مکاتبات آینده به راحتی قابل پیگیری است.
در واقع دفتر اندیکاتور دو بخش اصلی دارد: نامه‌های ورودی و نامه‌های خروجی. با این ساختار باز و شفاف، هر صفحه از این دفتر راحت قابل مدیریت است. هر نامه با دقت و به ترتیب زمانی درج می‌شود. این دفتر که یک روش نگهداری اطلاعات نامه ها است که بسیار کارآمد نیز هست، شما را در تمام مسیر ارتباطات سازمانی هدایت می‌کند.

مطلب پیشنهادی: برنامه ریزی منابع سازمانی چیست؟

کلام پایانی

همانطور که گفته شد دفتر اندیکاتور به عنوان یک منبع مطمئن برای ردیابی و مدیریت ارتباطات سازمانی شما عمل می‌کند. واحد دبیرخانه با انجام مراحل لازم، نامه‌های دریافتی را بررسی و به دقت در دفتر اندیکاتور وارد می‌کند. تمام جزئیات یک نامه از جمله شماره ردیف، تاریخ و سایر اطلاعات مهم در ستون‌های مشخصه ثبت می‌شود. الان که ما در دنیای دیجیتال زندگی می‌کنیم، دفاتر اندیکاتور الکترونیکی یا همان نرم افزارهای مرتبط با این زمینه نیز وارد عرصه شده‌اند. اما همچنان برخی از سازمان‌ها از جذابیت و کارایی دفتر اندیکاتور سنتی لذت می‌برند.