ساختار سازمانی چیست؟ معرفی انواع ساختارهای سازمانی

بسیاری از ساختارهای سازمانی که امروزه در شرکت‌ها استفاده می‌شوند، ساختارهای خطی بوده و با روش‌های مختلف اداره می‌شوند. شرکت‌هایی که قوی‌تر و بزرگ‌تر هستند، معمولا به شکلی هرمی یا مثلثی هستند که در سطوح پایین، کمی گسترده‌تر می‌شوند. با این وجود، تنها به این علت که اکثر سازمان‌ها و شرکت‌ها از این ساختار سازمانی استفاده می‌کنند، دلیل نمی‌شود که شما هم از آن استفاده کنید! بسته به اندازه تیم و نحوه و ساختار جریان کاری شما، ممکن است از انواع مختلفی از ساختارهای سازمانی استفاده کنید. 

آشنایی با هریک از این ساختارهای سازمانی از اهمیت زیادی برخوردار است. ما در ادامه این مطلب قصد داریم کمی بیشتر درباره انواع ساختارهای سازمانی صحبت کرده و اطلاعات مفید و کاربردی را در این زمینه در اختیار شما قرار دهیم. پس اگر شما هم علاقه‌مند به داشتن اطلاعات بیشتر در این زمینه هستید پیشنهاد می‌کنیم حتما در ادامه این مطلب با ما همراه باشید. 

ساختار سازمانی به چه معناست؟ 

پیش از هر چیز اجازه دهید تا کمی بیشتر درباره این موضوع صحبت کنیم که اصلا ساختار سازمانی به چه معناست؟ در پاسخ به این سوال باید گفت که ساختار سازمانی، روشی است که یک شرکت، سازمان یا تیم با استفاده از آن راه‌اندازی می‌شود. این ساختار می‌تواند به‌صورت سلسله مراتبی و با سطوح مختلف مدیریت شود. از طرف دیگر این ساختار می‌تواند به‌صورت تقسیمی باشد که دارای خطوط تولید و بخش‌های مختلف نیز باشد. از طرف دیگر گاهی اوقات نیز ممکن است هیچ‌گونه سلسله مراتبی در آن وجود نداشته باشد. 

به طور کلی باید توجه کنید که هر شرکت و تیمی یک ساختار سازمانی دارد، حتی اگر آن را به‌صورت رسمی تعریف نکرده باشد. اگر بخواهیم به عبارت دیگری بگوییم می‌توان گفت که ساختارهای سازمانی چگونه تخصیص عناوین شغلی، مسئولیت‌ها و نقش‌ها در یک شرکت را مشخص می‌کنند. در واقع آنها به تعیین این‌که چه کسی به چه کسی گزارش می‌دهد و چه کسی در مورد چه چیزی تصمیم‌گیری می‌کند نیز کمک می‌کنند. 

مطلب پیشنهادی: فرهنگ سازمانی چیست؟

شاید برای شما جالب باشد که بدانید استارتاپ‌ها اغلب دارای ساختار سازمانی ماتریسی هستند که بخش‌های مختلف با هم روی پروژه‌ها کار می‌کنند. سازمان‌های بزرگ معمولا دارای ساختار سلسله مراتبی با زنجیره فرمان هستند. بیشتر مردم معمولا فقط به ساختارهای سازمانی فکر می‌کنند که به کل شرکت‌ها مربوط هستند. با این حال همان مفاهیم ساختاری در مورد نحوه سازماندهی تیم‌ها در یک عملکرد، بخش یا واحد تجاری نیز اعمال می‌شود. ساختارهای سازمانی عمدتا روی اختیارات تصمیم‌گیری، جریان اطلاعات، اولویت‌ها و تخصیص منابع نیز تاثیرگذار هستند. 

عناصر کلیدی و مهم ساختار سازمانی 

صرف نظر از اندازه سازمان، جنبه‌های خاصی از تصمیم‌گیری در محل کار و فرایندها باید کاملا روشن باشند. بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک به طور غیررسمی این‌ نام‌گذاری‌ها را انجام می‌دهند. با این حال همانطور که یک شرکت رشد می‌کند، بازبینی و شفاف‌سازی این سلسله مراتب نیز می‌تواند مفید واقع شود. در واقع هر سازمان باید موارد زیر را کاملا دقیق تعیین کند: 

تخصص کار

تخصص‌های کاری کمتر به‌صورت رسمی به‌عنوان نقش یا شرح شغلی شناخته می‌شوند. این تخصص‌ها مشخص می‌کنند یک شخص در یک سازمان یا در یک تیم کوچک‌تر چه مسئولیتی دارد. تخصص‌های کاری واضح به شما اجازه می‌دهند تا بتوانید بهترین استفاده را از استعدادها ببرید. آنها روشن می‌کنند که مسئولیت‌ها و معیارهای موفقیت یک فرد چیست و به محافظت در برابر کاهش منابع در یک سازمان کمک می‌کنند. 

زنجیره فرماندهی 

عنصر مهم دیگر در ساختار سازمانی، مربوط به زنجیره فرماندهی است. این عنصر تقسیم‌بندی افراد در بخش‌ها را مدیریت کرده و تیم‌هایی از افراد را ایجاد می‌کند که وظایف آنها حول یک نوع خاص از کار سازماندهی می‌شود. یک بخش می‌تواند مدیریت منابع انسانی، فروش، بازاریابی یا فناوری اطلاعات باشد. افراد در این بخش‌ها اغلب مهارت‌های مشترکی دارند و اغلب در پروژه‌ها با هم کار می‌کنند. هر بخش به طور معمول توسط یک مجری هدایت می‌شود. 

محدوده کنترل 

این معیار در واقع تعداد اعضای تیمی که به یک مدیر معین گزارش می‌دهند را مشخص می‌کند. اگر یک مدیر تعداد زیادی گزارش مستقیم داشته باشد تیم اغلب به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم می‌شود. این اتفاق اغلب در شرکت‌های بزرگ اتفاق می‌افتد، جایی که چندین نفر ممکن است یک کار مشابه را انجام دهند. 

متمرکزسازی و تمرکززدایی 

متمرکزسازی و تمرکززدایی که معمولا به‌عنوان مدیریت از بالا به پایین در مقابل مدیریت از پایین به بالا در نظر گرفته می‌شود به میزان نفوذ رهبران سطح بالا بر یک سازمان اشاره دارد. البته همه رهبران بر سازمان خود قدرت دارند. با این حال ساختار سازمانی غیرمتمرکز تمایل بیشتری به تصمیم‌گیری‌های چابک دارد که در همه سطوح اتفاق می‌افتند. کارمندان در این ساختار این اختیار را دارند نقش خود را انجام دهند و هر طور که می‌خواهند تصمیم بگیرند. 

رسمی سازی

رسمی‌سازی تعیین می‌کند که چقدر استانداردسازی در سراسر سازمان وجود دارد. ممکن است این معیار بر عملکردها، سیستم‌ها، شرح وظایف و جریان اطلاعات تاثیر مستقیم بگذارد. سازمان‌هایی که رسمیت بالایی دارند اغلب بالغ‌تر و بسیار نظام‌مند هستند. اگر این معیار به‌خوبی پیاده شود این نوع ساختار باید نوآوری را تقویت کند. 

مطلب پیشنهادی: برنامه ریزی منابع سازمانی چیست؟

اهمیت ساختارهای سازمانی در شرکت‌ها 

ساختار سازمانی از اهمیت زیادی برخوردار است؛ چراکه به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا بتوانند فرایندهای تصمیم‌گیری کارآمدتری را اجرا کنند. با اختصاص نقش‌های تخصصی به کارمندان سطح پایین، کسب‌وکارها می‌توانند تصمیمات بهتری را در زمان کمتری بگیرند. 

علاوه بر این ساختارهای سازمانی نمودار سازمانی واضحی را ارائه می‌دهند که به کسب‌وکارها کمک می‌کند منابع انسانی خود را به شکل بهتری پیگیری کنند. هنگامی که شرکت شما کوچک است تصور این‌که شما هرگز مسیر کاری را که همه انجام می‌دهند، از دست دهید سخت است. به هر حال در یک استارتاپ و کسب‌وکارهای کوچک اغلب این موضوع احساس می‌شود که همه در حال انجام هر کاری هستند. 

زمانی که شما رشد می‌کنید اجزای مختلف کسب‌وکارتان از یکدیگر جدا می‌شوند. در این مرحله یک ساختار سازمانی به شما کمک می‌کند شکاف‌ها در مهارت‌ها و پشتیبانی در کسب‌وکارتان را شناسایی کنید. نقش افراد در این مرحله تخصصی‌تر می‌شود و تیم‌های فردی بزرگ‌تر می‌شوند. از طرف دیگر بازنگری در ساختار سازمانی و تخصیص کار می‌تواند از تکرار تلاش‌ها جلوگیری کرده و اولویت‌های تجاری را منعکس کند. 

با این وجود نباید فراموش کنید که در پشت این ساختارها، افراد واقعی وجود دارند. رهبران و کارمندانی که در نمودار سازمانی نشان داده شده‌اند هرکدام تحت شرایط مختلف و با سبک‌های رهبری متفاوت، بهترین عملکرد را دارند. اگر شما آنها را در چگونگی و چرایی تغییرات سازمانی خود قرار ندهید به احتمال زیاد در هنگام وقوع تغییرات مقاومت می‌کنند. 

از آنجایی که تغییر در هر سازمانی اجتناب نا‌پذیر است ایده خوبی خواهد بود که زودتر با تغییر اوضاع ارتباط برقرار کنید. برای شفافیت هرچه بیشتر در محل کار خود تلاش کرده و در نهایت اگر تغییراتی را در سازمان خود ایجاد کردید، زمانی را برای بررسی افراد تحت تاثیر آن تغییر قرار دهید. 

مطلب پیشنهادی: تفکر سیستمی چیست؟

آشنایی با انواع ساختارهای سازمانی 

امروزه باید به این نکته دقت داشته باشید که انواع مختلفی از ساختار سازمانی وجود دارد که هرکدام مزایا و معایب مخصوص به خود را دارند. از جمله رایج‌ترین این ساختارهای سازمانی می‌توان به مواردی همچون ساختارهای عملکردی، تقسیمی، ماتریسی، پروژه تیمی، تخت و شبکه‌ای اشاره کرد. در ادامه توضیحاتی را درباره هریک از این ساختارها ارائه خواهیم داد: 

• ساختارهای سازمانی عملکردی، بهترین گزینه برای کسب‌وکارهای کوچک هستند؛ چرا که مراتب تصمیم‌گیری واضحی را برای شرکت‌ها فراهم می‌کنند. در این ساختار، هر تیم به‌عنوان یک سیلوی فردی در نظر گرفته می‌شود. زمانی که تیم رشد می‌کند، این ساختارهای عملکردی معمولا مزایای بیشتری را ارائه می‌دهند. تیم‌ها در این حالت اغلب سریع‌تر حرکت می‌کنند و با همپوشانی بیشتر و به شکل بهتری همکاری می‌کنند. 
• از طرف دیگر، ساختارهای تقسیمی، برای کسب‌وکارهای بزرگ معمولا بهترین گزینه شناخته می‌شوند؛ چراکه امکان فعالیت‌های تخصصی بیشتری را برای کسب‌وکارها و سازمان‌ها فراهم می‌کند. برای مثال یک شرکت جهانی ممکن است کسب و کار خود را به مناطق مختلف با دسته‌های متفاوت خدمات تقسیم‌بندی کرده و مدیریت هر بخش را به یک مدیر بدهد. 
• ساختار ماتریسی، یک ساختار سازمانی دیگر است که در آن کارکنان در هر دو تیم عملکردی و پروژه‌ای کار می‌کنند که ممکن است هریک ساختارهای متفاوتی داشته باشند. در این روش کارکنان معمولا به دو رئیس گزارش می‌دهند. مدیر اول معمولا بر کارهای روزمره آنها نظارت می‌کند و همچنین رئیس دیگری نیز وجود دارد که بر پروژه‌ها یا وظایف گسترده‌تر نظارت دارد. 
• ساختار پروژه تیمی، از دیگر ساختارهای کاربردی در این زمینه است که شامل هر تعدادی از عملکردهاست که روی یک پروژه خاص بدون سلسله مراتب دائمی کار می‌کنند. در این روش کارمندان از طریق مدیران شخصی خود گزارش‌های را تحویل می‌دهند. با این حال باید بدانید که آنها همچنین در صورت نیاز به تیمی که توسط مدیران سایر بخش‌های تیم هدایت می‌شوند نیز کمک می‌کنند. 
• سازمان‌های تخت یا مسطح، تا حد امکان ساختار سلسله مراتبی کمی دارند. در این ساختارها ما از مدیران میانی بهره می‌بریم که عمدتا در بین کارکنان غایب هستند. در عوض باید بدانید که نیروی کار در این ساختار اغلب مستقیما به مدیران یا رهبران در بالاترین سطح گزارش می‌دهند. در این ساختار کارکنان بسیار مستقل هستند و اغلب رشد زیادی را در این محیط‌ها تجربه می‌کنند. در این ساختار فقدان سلسله مراتب افراد را به تصمیم‌گیری، مالکیت و بهبود مهارت حل مسئله بر می‌انگیزاند. 
• در ساختار شبکه‌ای که معمولا فریلنسرها، گروه‌ها یا انجمن‌ها از آن استفاده می‌کنند هر بخش از تیم به‌عنوان تیم‌های عملکردی جداگانه‌ای کار می‌کنند اما در واقع ممکن است همه آنها زیر نظر یک موجودیت واحد قرار داشته باشند. معمولا انجمن‌های حرفه‌ای نیز اغلب از این ساختار استفاده می‌کنند. 

برای انتخاب بهترین ساختار سازمانی باید به چه معیارهایی دقت داشته باشیم؟ 

از جمله مهم‌ترین معیارهایی که برای انتخاب یک ساختار سازمانی باید به آن دقت داشته باشید، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد: 

خدمات

ساختاری که شما انتخاب می‌کنید، تا حد زیادی وابسته به نوع شرکتی است که در حال مدیریت آن هستید. در واقع نوع خدماتی که شما ارائه می‌دهید یا نیاز دارید به طور مستقیم روی ساختاری که شما انتخاب می‌کنید بستگی خواهد داشت. 

اندازه

اندازه شرکت یا سازمانی که شما آن را مدیریت می‌کنید یکی دیگر از عوامل بسیار مهمی است که می‌تواند روی نوع ساختاری که شما تعیین می‌کنید تاثیرگذار باشد. شرکت‌هایی که سایز کوچک‌تری دارند، معمولا دارای همپوشانی بالایی در نقش‌های خود هستند. همین موضوع نیز باعث می‌شود تا ساختارهای رسمی کمتری داشته باشند. این عدم استانداردسازی می‌تواند چالش‌هایی را ایجاد کند، ولی در نهایت باعث می‌شود تا تیم‌ها به‌سرعت رشد کنند. از سوی دیگر سازمان‌هایی که بزرگ‌تر هستند معمولا ساختارمندی متمرکز و بیشتری دارند و ساختار آنها نیز به‌صورت رسمی است. 

مرحله یا Stage

به منظور ایجاد سیستم‌های استاندارد، معمولا باید چیزی برای سیستم‌سازی وجود داشته باشد. توسعه سیستم‌هایی برای کسب‌وکارهایی که مشتری، خدمات و کارمندی ندارند بسیار سخت است. پس در اولین قدم باید مرحله‌ای که شرکت یا سازمان در آن قرار گرفته است مشخص شده و توضیحات کاملی درباره آن ارائه شود. در گام بعدی می‌توان بر اساس سطحی که شرکت یا سازمان در آن قرار گرفته یک ساختار سازمانی مناسب را برای آن انتخاب کرد. 

سیستم‌ها

سازمان‌ها در هر مرحله یا سطح تمایل دارند که کار خود را بر اساس عملکرد سازماندهی کنند. حسابداری، بازاریابی، خدمات و … از همان روز اول وجود دارند. هنگامی که این کار توسط یک شخص انجام می‌شود نیازی به تعریف کردن و بیان سیستم‌ها نخواهد بود. با این حال زمانی که تعداد افراد بیشتر می‌شود نیاز به تعریف چگونگی انجام کارها، زمان تحویل پروژه‌ها و وظایف و چرایی کار تیمی اهمیت پیدا می‌کند. پس در همین مرحله نیز باید سیستم‌ها به طور دقیق تعریف شوند تا بتواند ساختارهای سازمانی مناسبی را برای یک سازمان انتخاب کرد. 

مطلب پیشنهادی: اصول مدیریت چیست؟

سخن پایانی 

ساختار سازمانی یک ساختار بسیار منظم و جامع است که می‌تواند نحوه انجام کارها، نحوه مدیریت، عملکرد، وظایف و بسیاری از موارد دیگر را در یک سازمان مشخص کرده و اطلاعات مفیدی را درباره آن ارائه دهد. وقتی که صحبت از ساختارهای سازمانی می‌شود باید دقت داشت که آنها دارای انواع مختلفی هستند که از جمله آنها می‌توان به ساختارهای عملکردی، تقسیمی، ماتریسی، شبکه‌ای و … اشاره کرد. نکته مهم دیگر این است که چند فاکتور اساسی روی انتخاب بهترین ساختار سازمانی تاثیرگذار هستند که شامل خدمات، اندازه، مرحله و سیستم‌های سازمان می‌شوند.