دفتر سهام چیست؟

دفتر سهام سندی برای پیگیری معاملات سهام شرکت است. اطلاعات سهام کسب و کارتان، از زمان انتشار اولیه و هر گونه نقل و انتقال را در دفتر سهام نگه می‌دارید.

این دفتر به عنوان دفتر نقل و انتقال سهام یا دفتر شرکت نیز شناخته می‌شود. این سند برای حفظ ارزش مالی سهامداران شرکت است. اهمیت این دفتر، در کمک به حل و فصل اختلافات ناشی از بی نظمی‌ها و عدم اطمینان در مورد مالکیت یک سهامدار خاص است. سرمایه گذاران بدون اطلاع از سهام شرکت، در شرکت شما سرمایه گذاری نمی‌کنند. بنابراین بهترین راه برای دسترسی به این اطلاعات، استفاده از دفتر سهام است.

امروزه با دسترسی به فناوری، امکان نگهداری دفتر سهام به صورت آنلاین هم وجود دارد.

دفتر سهام چه کاربردی دارد؟

دفتر سهام (stock ledger) برای شرکت‌های تولیدی، شبیه به یک قطب نمای استراتژیک است. یعنی آنها را قادر می‌سازد تا در دنیای پیچیده مدیریت موجودی، با دقت حرکت کنند. تولیدکنندگان با نگهداری این دفتر،  فرآیندهای تولید را بهینه می‌کنند، هدر رفت را به حداقل و سود را به حداکثر می‌رسانند. به عنوان مثال، اگر یک شرکت متوجه شود که یک ماده خام خاص به سرعت در حال اتمام است، می‌تواند فوراً آن را دوباره سفارش دهد تا از اختلال در تولید جلوگیری شود. از سوی دیگر، سطوح مازاد سهام را می‌توان برای آزاد کردن سرمایه، شناسایی کرد و به آن پرداخت.

موارد زیر، از کاربردهای دفتر سهام محسوب می‌شود:

• به ثبت تمام سهام کسب و کار یا شرکت شما کمک می‌کند و در صورت نیاز، به راحتی به اطلاعات سهام و موجودی مراجعه خواهید کنید.
•  نشانگر میزان صدور سهام و هر گونه انتقال سهام است.
• گاهی اوقات سهام از بین می‌رود و در برخی مواقع هم افت می‌کند. در این موارد، دفتر سهام به عنوان مرجعی برای یافتن این که سهام چه کسی در بین سهامداران قرار گرفته، مفید خواهد بود.
• یکی از مزایای دفتر سهام این است که می‌توانید از آن برای به دست آوردن تعداد دقیق کل سهامداران یک شرکت در یک زمان معین، بدون نیاز به انجام سرشماری استفاده کنید.
• دفتر سهام به سرمایه گذاران بالقوه کمک می‌کند تا از دارایی سهامداران فعلی مطلع شوند.

مطلب پیشنهادی: ارزش بازار چیست؟

چه اطلاعاتی در فرم ورودی دفتر نوشته می‌شود؟

ثبت معتبر دفتر کل سهام، حاوی اطلاعات زیر است:

1. نام سهامدار
2. آدرس پستی کامل سهامدار
3. شماره گواهی سهام
4. تعداد کل سهام موجود
5. تاریخ دقیق خرید سهم
6. پرداخت اشخاص به ازای هر سهم (ارزش پولی و ذهنی).
7. طبقه سهام
8. نقل و انتقالات و دلایل انتقال

اهمیت دفتر سهام در چیست؟

اهمیت دفتر کل سهام در موارد زیر نهفته است:

•  امکان شناسایی همه سهامداران شرکت را در هر زمانی فراهم می‌کند.
•  به ثبت نقل و انتقالات در خریدهای جدید سهام به عنوان بخشی از فرآیند معامله کمک می‌کند.
•  سند دقیقی از همه سهامداران فعلی است و این امکان را برای سرمایه گذاران فراهم می‌کند تا از ارزش سهام سهامداران فعلی آگاه شوند.
•  هرکسی با نگاهی اجمالی به آن می‌تواند بفهمد که مالک هر سهامی که تا به حال توسط شرکت فروخته شده یا منتقل شده، چه کسی است.
• این دفتر در مواقعی مفید است که گواهی‌های سهام گم می‌شوند، یا زمانی که فردی در تلاش برای تسویه دارایی سهامدار است.

مطلب پیشنهادی: تحلیل پستل (PESTEL) چیست؟

انواع دفتر سهام کدامند؟

در اصل دو نوع دفتر کل سهام وجود دارد:

• دفتر سهام دستی: این روش سنتی، شامل ثبت فیزیکی معاملات سهام در دفتر کل است. با این که کاری فشرده و مستعد خطاهای انسانی است، ولی احتمالاً برای مشاغل کوچک با موجودی محدود مناسب است.
• دفتر سهام دیجیتالی: شرکت‌ها در عصر دیجیتال، به طور فزاینده‌ای به نرم افزارها و سیستم‌های مدیریت موجودی روی می‌آورند. این ابزارهای دیجیتالی، فرآیند ردیابی را خودکار می‌کنند؛ به‌روزرسانی‌ها در لحظه را ارائه می‌کنند؛ گزارش‌ها را تولید می‌کنند و حتی نیازهای سهام آینده را پیش‌بینی می‌کنند. این رویکرد مدرن، تا حد زیادی خطاها را کاهش می‌دهد و در زمان صرفه جویی می‌کند.

نحوه نگهداری از دفتر کل سهام چگونه است؟

نگهداری این دفتر شامل چندین مرحله سیستماتیک است:

• راه اندازی اولیه: دسته‌ها یا بخش‌هایی را برای انواع مختلف اقلام موجودی مانند مواد اولیه، محصولات نهایی یا اجزا ایجاد کنید.
• ثبت معاملات: هر تراکنش مربوط به سهام، از جمله خرید، فروش، بازده و تعدیل را ثبت کنید. تاریخ، مقدار، ارزش و طرف‌های درگیر در هر معامله را ذکر کنید.
• به روز رسانی منظم: به طور مداوم دفتر کل را به هنگام انجام تراکنش‌ها به روز کنید. این کار باعث افزایش دقت و تصمیم گیری سریع می‌شود.
• تطبیق: به طور دوره‌ای موجودی فیزیکی را با داده‌های دفتر کل تطبیق دهید تا مغایرت‌ها را شناسایی کرده و اقدامات اصلاحی را انجام دهید.
• تجزیه و تحلیل: از داده‌های دفتر کل برای تجزیه و تحلیل الگوهای مصرف، نقاط سفارش مجدد و نسبت گردش سهام استفاده کنید تا به برنامه ریزی هر چه بهتر موجودی کمک کنید.

مطلب پیشنهادی: روش AHP چیست؟

تفاوت بین دفتر سهام و دفتر موجودی (Inventory Ledger)

اصطلاحات «دفتر سهام» و «دفتر موجودی» اغلب به جای یکدیگر استفاده می‌شوند، اما تفاوت‌های ظریفی دارند.

در حالی که هر دو شامل ردیابی سهام هستند، اما دفتر سهام معمولاً دقیق تر و متمرکز بر معامله است، در حالی که دفتر موجودی ممکن است نمای وسیع تری از موجودی، از جمله سطوح سهام، ارزش و سایر اطلاعات مرتبط را در بر گیرد.

دفتر به جزییات معاملات تک تک سهام‌ها می‌پردازد، که آن را به ابزاری ضروری برای مدیریت دقیق موجودی تبدیل می‌کند.

قالب دفتر سهام (Stock Ledger Template) چیست؟ چرا به آن احتیاج داریم؟

قالب دفتر سهام یک قالب از پیش طراحی شده است که فرآیند ثبت معاملات سهام را ساده می‌کند. در این چارچوب ساختاریافته می‌توانید جزئیات تراکنش را قید کنید. این قالب، ثبت سوابق را سازماندهی و کارآمدتر می‌کند. قالب‌ها به ویژه برای مشاغل کوچک با منابع محدود، مفید هستند، زیرا روشی استاندارد برای ردیابی سهام بدون سرمایه‌گذاری روی نرم‌افزار پیچیده به شمار می‌آیند.

قالب‌ها باعث حفظ ثبات، کاهش خطاها و صرفه جویی در زمان شده تا بتوان بهتر روی فعالیت‌های اصلی تجاری متمرکز شد. علاوه بر این، قالب دفتر را می‌توان برای مطابقت با نیازهای خاص یک شرکت، سفارشی کرد تا با نیازهای مدیریت سهام منحصر به فرد آنها هماهنگ شود.

دفتر سهام به چه نام‌های دیگری معروف است؟

این سند با نام‌های مختلف دیگری نیز شناخته می‌شود، از جمله:

• دفتر کل موجودی
• ثبت سهام
• دفتر کنترل سهام
• کتاب سهام
• دفتر مدیریت سهام

این اصطلاحات، اغلب به جای هم برای اشاره به یک مفهوم استفاده می‌شوند که همان، ابزاری برای ثبت سوابق ورودی، خروجی و وضعیت فعلی اقلام موجود در یک کسب و کار است.

مطلب پیشنهادی: بوم کسب و کار چیست؟

در نهایت…

باید یک گزارش دقیق را در اختیار سرمایه گذاران قرار دهید تا نظرشان را جلب کنید. این گزارش، همان دفتر سهام است که نشانگر وضعیت مالی شرکت شما است. این ابزار به تجزیه و تحلیل، تصمیم گیری و پیش بینی تصمیم گیری‌های آتی کمک می‌کند. از این رو، از هر شرکت رسمی ‌انتظار می‌رود تا یک دفتر دقیق را تنظیم و به روزرسانی کند.

منابع

vazilegal.com/what-does-a-stock-ledger-look-like

https://www.actouch.com/knowledgebase/stock-ledger