برای راه اندازی کسب و کار و انجام وظایف کاری به ابزارهای مدیریت پروژه نیاز دارید. این ابزارها در قالب نرم افزار مدیریت پروژه به شما در فرآیند کسب و کار کمک می‌کنند. نرم افزارهای زیادی در این زمینه تولید شده‌اند. حالا باید بهترین ابزار ممکن برای کارتان را انتخاب کرده و وقت خودتان را صرف برنامه‌های نامناسب نکنید. اگر به صورت دورکاری فعالیت دارید نرم افزارهای مدیریت پروژه برای شما اهمیت بیشتری هم پیدا می کند. بنابراین تیم کارلنسر در این مقاله فهرستی از ۱۰ ابزار مدیریتی برتر برای رسیدن به حداکثر بهره وری در کسب و کار را به شما معرفی می‌کند.

چرا به کارگیری ابزارهای مدیریت پروژه اهمیت دارد؟

در هر کسب و کاری، داشتن ابزارهای مدیریت پروژه، اهمیت حیاتی دارد. واگذاری وظایف شغلی، کفایت نمی‌کند. کل تیم باید نیازهای اجرایی، زمان تأمین این نیازها و نحوه انجام کار را بشناسند. همچنین افراد باید  در جریان پیشرفت پروژه و راهبردهای کلی مورد نیاز قرار بگیرند. یکی از عواملی که به روند کسب و کارتان شکل می‌دهد، نرم افزارهای مدیریت پروژه است.

با این ابزارها به طور کارآمدتری تیم خودتان را مدیریت می‌کنید؛ چون همواره از رویدادهای اطرافتان اطلاع دارید. از همه مهم‌تر این که، کارآمدی تیم شما هم افزایش می‌یابد. هر چقدر اعضای تیم، آگاهی بیشتری در مورد پروژه‌ها و وظایفشان پیدا کنند، بهتر به اجرای آن‌ها می‌پردازند. تنها باید عملکرد نرم افزارهای مورد استفاده را به دقت مورد بررسی قرار دهید. روی هم رفته نرم افزارها و ابزارهای نامناسب به جای تقویت فعالیت تیمی، آن را کند می‌کنند. ما نرم افزارهای قید شده در این مقاله را مورد بررسی قرار داده‌ایم و طبق بررسی هایی که کردیم، نیازهای هر کسب و کاری را تأمین می‌کنند.

سفارش یا انجام مدیریت پروژه

نرم افزارهای مدیریت پروژه

احتمالا شما تجربه کار با نرم افزارهای پریم اورا (Oracle Primavera) و مایکروسافت پراجکت (Microsoft Project) یا MSP که در ایران بسیار مرسوم است را داشته باشید. ولی در این مقاله، قصد داریم نگاهی به بهترین نرم افزارهای رایگان و پولی مدیریت پروژه، به جز این دو مورد بپردازیم. بعد از آشنایی با این نرم افزارها، بهترین نرم افزار متناسب با کسب و کار و تیم پروژه خودتان را انتخاب کنید.

۱.اینستاگانت (Instagantt)

اگر به دنبال نرم افزار آنلاین با قابلیت Gantt هستید؛ این ابزار مناسب است. این نرم افزار برای کار با Asana طراحی شده است و امکان برقراری ارتباط با برنامه‌های کاری مربوط به سایر منابع آنلاین را فراهم می‌کند. یعنی باید تمامی اطلاعات را یکباره وارد کرده و قادر به مشاهده عملکرد پلتفرم‌های مختلف خودتان هستید. می‌توانید بازه‌های زمانی و وظایف شغلی را وارد کرده و بار کاری تیم را مورد نظارت و مدیریت قرار دهید. تا زمانی که داخل این ابزار حضور دارید همه چیز از فرمت‌های کاری خودتان تا شرایط کاری اعضای تیم، برایتان قابل رویت است.

اگر از Asana استفاده نمی‌کنید؛ باز هم این نرم افزار فواید زیادی دارد. می‌توانید وظایف کاری را محول کرده و مورد نظارت قرار دهید؛ زمان تحویل هر کاری را مشخص نموده و پیشرفت کاری را ارزیابی کنید.

برخی از ویژگی‌های فوق العاده اینستاگانت به شرح زیر هستند:

• مشاهده بار کاری و Gantt
• واگذاری وظایف و خرده وظایف‌ها
• گزینه‌هایی برای اشتراک گذاری عمومی اطلاعات
• تعیین بازه‌های زمانی
• انجام همزمان چند پروژه و در اختیار داشتن چند فضای کاری
• وابستگی‌ها و مراحل کاری
• مسیر حیاتی
• گزینه‌های مرتبط با همکاری تیمی: اطلاع رسانی و تخصیص وظایف کاری
• ارزیابی هزینه واقعی و مورد انتظار
• گزینه‌های انتخاب رنگ برای نمودارهای پیشرفت کار
• تعیین ریسک و اولویت
• تعیین خطوط پایه
• قابلیت تبدیل اطلاعات به فرمت‌های مختلف از جمله اکسل، تصویری و پی دی اف

۲.تیم گانت (TeamGantt)

با این نرم افزار، روال‌های کاری را مشخص نموده و به شیوه قابل درک برای همکاران ارائه می‌دهید. امکان مدیریت و نظارت بر روی پروژه‌ها با این ابزار فراهم است. پروژه های مختلف، مراحل و وظایف را مشخص نموده و روی iOS، اندروید، گوگل کروم و وب قابل استفاده است. پس شما در هر جا و با هر دستگاهی به این نرم افزار مدیریت پروژه دسترسی دارید. با این ابزار قادر به مشاهده جریان پروژه هستید.

می‌توانید اولویت بالا، اندک و متوسط را به وظایف کاری اختصاص دهید؛ نحوه فعالیت تیمی، تاریخ تحول و هر زمان بندی دیگری را لحاظ کنید. می‌توانید از سبک زمان بندی گانت برای نظارت بر هر کاری استفاده کنید. همه این موارد به طور رایگان در طول ۳۰ روز در اختیارتان قرار دارد. سپس باید هزینه را طبق تعداد افراد حاضر در تیم پرداخت کنید.

برخی از ویژگی‌های تیم گانت عبارت است از:

• قابلیت کشیدن و رها کردن فایل‌ها
• اجازه ورود میهمان
• تعیین خطوط پایه
• نمایش چند پروژه در یک نمودار گانت
• وظایف و خرده وظایف

۳.آسانا (Asans)

اگر می‌خواهید تمامی کارهای اجرایی یک فرد را تحت نظارت قرار دهید، آسانا مناسب است. با این برنامه می‌توانید فهرست وظایف کاری را تهیه کنید و بعد طبق نظر خودتان آنها را پیش برده‌ یا تغییر دهید. دارای امکان برنامه ریزی بصری برای پروژه هستید تا تمامی کارهای مورد انتظار را مشاهده نمایید. می‌توانید پیشرفت کار و رمان‌های تحویل را مشخص کنید. همچنین در این ابزار ساده از به روز بودن برنامه و برنامه ریزی مجدد اطمینان پیدا می‌کنید.

این برنامه به خوبی با چند ابزار دیگر هماهنگ می‌شود. می‌توانید آن را با Slack، OutPlanr،Google Calendar، Dropbox لینک کنید. همه این موارد، فعالیت یکپارچه را ساده کرده و تمامی اطلاعات را در یک برنامه قرار می‌دهید. بعلاوه، می‌توانید برنامه‌های زمانبندی با هزینه‌های مختلف را متناسب با کسب و کارتان انتخاب کنید. این ابزار دارای نسخه‌های رایگان تا شرکتی است.

برخی از ویژگی‌های آسانا به شرح زیر است:

• مدیریت اسناد
• مدیریت پروژه
• بررسی زمانبندی و هزینه‌ها
• CRM (مدیریت ارتباط با مشتری)
• ابزارهای همکاری
• مدیریت مجموعه پروژه‌ها
• مدیریت منابع
• یکپارچگی با اینستاگانت

۴.کلیک آپ (Click UP)

اگر به دنبال مدیریت کارآمد وظایف کاری از جمله وظایف مهم، پروژه‌های کامل، وظایف کوچک و یادداشت‌ها هستید؛ این برنامه را امتحان کنید. با این برنامه می‌توان همه چیز را سفارشی کرد؛ پس سیستمی کارآمد برای شما فراهم می‌شود. امکان برنامه ریزی خودکار با توجه به زمان‌های برآورد شده وجود دارد. همچنین امکان دستیابی افراد مشخص به این سیستم را تعیین می‌کنید. در این حالت هنگامی که اعضای تیم را وارد این سیستم می‌کنید آنها به طور خودکار به همه چیز دسترسی ندارند.

اهداف را در این برنامه مشخص کرده و شرایط نمایش داده‌ها را به دلخواه تغییر می‌دهید تا به بهترین نمایش ممکن برسید. همچنین شرایط پروژه‌ها و غیره را بررسی می‌کنید. این برنامه ارزان است چون به تعدد افراد حاضر در تیم، هزینه پرداخت می‌کنید. (ماهیانه به ازای هر نفر ۴/۹۹ دلار)

ویژگی‌های کلیک آپ عبارت است از:

• میز کار
• امکان ثبت یادداشت
• ارسال نظرات
• حالت نمایش تاریک
• یکپارچه سازی‌ها
• قابلیت نمایش چندگانه

۵.ورایک (Wrike)

با این نرم افزار امکان برقراری تعامل با اعضای تیم، فراهم است. همچنین دارای ابزارهای مدیریت اسناد و ویژگی‌های ارتباطی مختلف است. می‌توان نیازها را اولویت بندی کرد و از بهره وری کاری بیشتر کارکنان در فعالیت‌های کاری مهم‌تر اطمینان پیدا کرد. اگر قبلاً از Outlook، iCalendar یا google استفاده کرده‌اید؛ با این ابزار می‌توانید هماهنگی وظایف اجرایی یا مراحل کاری را حفظ کنید. در این سیستم هم امکان استفاده از نمودارهای گانت وجود دارد تا به بازه‌های زمانی مدنظر برسید. به راحتی از تغییرات و رویدادهای درون پروژه‌ها مطلع شده و می‌توانید اطلاعات را برای مشتریان ارسال کنید. قیمت گذاری نرم افزار هم بر حسب تعداد کاربران ثبت شده در طول یک سال است.

ویژگی‌های ورایک عبارت است از:

• مسیر بحرانی
• همکاری تیمی
• سلسله مراتب فایل بندی

۶.اسمارت شیت(SmartSheet)

اگر می‌خواهید که اعضای تیم در مورد همه چیز با هم همفکری کنند؛ این ابزار مناسب است. گزینه‌های اتچمنت برای انتقال فایل‌ها از گوگل درایو، وان درایو، دراپ باکس و بسیاری از منابع محبوب دیگر هم وجود  دارد. می‌فهمید که چه کسی سرش شلوغ است و چه کسی در تیم آنلاین نیست تا در زمان مناسب با آنها تماس بگیرید. برای این کار باید نگاهی به داشبورد نرم افزار بیاندازید.

زمانی که با این برنامه کار می‌کنید؛ می‌توانید مجورهای مختلفی را صادر کرده و از به روز رسانی مناسب امور مطمئن شوید. این برنامه، به روزرسانی های خودکار را ارسال می‌کند تا همه در صفحه‌ای مشابه حضور پیدا کنند. امکاناتی مثل نظارت زمانی، گزارش دهی، مدیریت منابع و برنامه ریزی هم در این نرم افزار وجود دارد. این نرم افزار مدیریت پروژه به طور کلی مبتنی بر کلود است؛ پس از هر جایی می‌توانید به آن دسترسی پیدا کنید. بعلاوه برخی از برنامه‌ها ۱۴ تا ۲۵ دلار در هر ماه، هزینه دارند.

ویژگی‌های اسمارت شیت عبارت است از:

• چیدمان صفحه گسترده
• وظایف از پیش تعریف شده
• روال کاری خودکار

۷.ترلو (Trello)

سیستم پایه و ساده برای نظارت بر تمامی وظایف کاری در اختیارتان قرار می‌گیرد. می‌توانید بردهای مختلفی را به کارهای مختلف، پروژه‌ها یا هر مقوله متفاوت دیگری اختصاص دهید. این سیستم یک ابزار مدیریت Kanban است که از جمله روش‌های بسیار محبوب محسوب می‌شود. می‌توانید به بردهای مختلف رجوع کرده و هر وظیفه جدیدی را درون آنها تعریف کنید.

می‌توانید کارت‌ها را بکشید و رها کنید، تگ‌های مختلف ، رشته‌های مختلف و اولویت‌های مختلف را در کنار قابلیت‌های دیگر، اضافه کنید. رابط کاری این نرم افزار بسیار کاربرپسند است و می‌توانید ویژگی‌های متفاوت و مدنظرتان را به آن اضافه کنید. می‌توانید حالت‌های مختلف از رایگان برای افراد و گروه‌های کوچک تا نسخه شرکتی برای هر یک از اعضای تیم را تهیه کنید.

ویژگی‌های تریلو به شرح زیر هستند:

• نمایش Kanban
• قابلیت کشیدن و رها کردن
• مشاهده مفصل و سریع کارت‌های جلویی و عقبی
• وظایف و خرده وظایف‌ها
• ویرایش بر خط
• هشدارها و نوتیفیکیشن های مربوط به موعد تحویل پروژه

۸.ماندی (Monday)

این نرم افزار تمامی امور را ساده کرده و هم نام یکی از روزهای هفته است. ویژگی‌های زیادی از جمله پیگیری موضوعات لینکداین و توئیتر و حتی ارسال نظر روی وظایف کاری مختلف را دارد. همچنین دسترسی افراد مشخص به پروژه‌های خاصی را ممکن می‌کنید. اگر قبلاً از سیستم دیگری استفاده می‌کردید؛ می‌توانید این سیستم را با حساب کاربری گوگل درایو، دراپ باکس و زاپیر (Zapier) هماهنگ کنید.

داشتن چهارچوب منبع باز (Open-Source) یکی از بهترین بخش‌های این ابزار است. با آن می‌توانید یکپارچه سازی‌ها و سایر ویژگی‌های مدنظرتان را اعمال کنید. می‌توانید به گزارش‌های مفصل دسترسی پیدا کرده و سایر افراد مدنظر از جمله نمایندگی‌ها یا فریلنسرها را به آن اضافه کنید. امکان استفاده از ساختارهای قیمت گذاری مختلف بر حسب اندازه تیم‌های کاری وجود دارد.

ویژگی‌های ماندی عبارت هستند از:

• ابزار همکاری برای چند کارمند
• نمایش بصری پیشرفت کاری
• ارتباط آسان: تگ کردن افراد
• ارسال نوتیفیکیشن از طریق ایمیل
• برد اجرایی با قابلیت نمایش در اندازه کامل صفحه
• یکپارچه سازی ها با دراپ باکس، گوگل درایو، پایپ درایو (Pipedrive)

۹.پروف هاب ( Proof Hub)

این نرم افزار مدیریت پروژه بسیار کاربرپسند است. حداقل نمودار یادگیری به این ابزار اختصاص یافته است پس کاربری آن بسیار آسان است. می‌توانید پروژه ها، تیم‌های مسئول هر پروژه و سایر امور را سازماندهی کنید. هر چیزی از رنگ صفحه تا نام و لوگوهای مورد استفاده کسب و کارتان قابل تغییر هستند. حتی گزینه‌هایی به شش زبان زنده دنیا تعبیه شده‌اند؛ پس می‌توانید تیم‌ها و کارهای بین المللی را هم با این ابزار، مدیریت کنید.

هنگامی که هر کدام از اعضا را مشخص کردید، می‌توانید نقش‌ها و سطح دسترسی هر کدام از اعضا را معین کنید. بعلاوه به گزینه‌های موبایلی سازگار با دستگاه‌های iOS و اندروید دسترسی دارید. مهم‌تر از همه اینکه می‌توانید دو نسخه با قیمت متغییر ۵۵ تا ۹۹ دلار در ماه را انتخاب کنید.

ویژگی‌های پروف هاب عبارت هستند از:

• همکاری
• به اشتراک گذاری فایل
• نمودارهای گانت
• مدیریت ایده
• ترسیم نقشه راه محصول
• امکان چت کردن

۱۰.تیم ورک (Teamwork)

با این ابزار به ترسیم روال‌های کاری پرداخته که درک آن برای اعضای تیم ساده بوده و به راحتی قابل نظارت و اجرا است. می‌توانید پروژه‌ها، مراحل  و وظایف مختلفی را تعریف کرده و روی هر دستگاهی از این نرم افزار استفاده کنید. این سیستم روی iOS، اندروید، گوگل کروم و وب کارآمد است. یعنی هر کدام از کاربران و اعضای تیم فارغ از موقعیت مکانی و نوع دستگاهشان به این برنامه دسترسی دارند. می‌توانید روندکاری اعضای تیم را مورد مشاهده قرار دهید.

می‌توانید اولویت بالا، اندک یا متوسط را به امور اجرایی اختصاص داده و زمان آغاز و پایان هر کاری را مشخص کنید. همچنین می‌توانید از زمانبندی‌های سبک گانت هم برای نظارت بر امور استفاده کنید. همه این امور را می‌توان به طور آزمایشی و رایگان به مدت ۳۰ روز امتحان کرد. سپس پرداخت برحسب تعداد افراد حاضر در تیم صورت می‌گیرد.

ویژگی‌های تیم ورک عبارت است از:

• بار کاری
• چیدمان‌های مختلف
• همکاری
• مشاهده بردهای کاری
• نظارت بر حسب زمانبندی
• تعیین مراحل کاری

در نهایت . . .

اگر به دنبال تقویت عملکرد تیم و انجام بهینه تمامی امور هستید؛ پس به نرم افزار مدیریت پروژه نیاز دارید. در اینجا ۱۰ نرم افزار مدیریت برتر را معرفی نمودیم. امیدواریم که برخی از آنها برای کارتان ایده آل محسوب شوند. با این ابزارها می‌دانید که تیم طبق روال تعیین شده در حال انجام امور است. هر کدام از این ابزارها ویژگی‌های برتری دارند که محو آن‌ها می‌شوید. هر کدام را به طور آزمایشی بررسی کرده تا به بهترین ابزار در حوزه کسب و کار خودتان برسید. اگر تا به حال از این نرم افزارها استفاده کرده‌اید؛ نظرات خودتان را با تیم کارلنسر در میان بگذارید.

سفارش یا انجام مدیریت پروژه

منبع

https://instagantt.com/top-10-project-management-software