تنخواه گردان حسابداری چیست؟ | وظایف تنخواه گردان

 تنخواه گردان در حسابداری چیست و آیا انواع متفاوتی دارد؟ شرکت‌ها برای هزینه‌های جزئی خود مبلغی را در نظر می‌گیرند و آن را در برنامه حسابداری ثبت می‌کنند که تنخواه و یا تنخواه گردان نامیده می‌شود. در واقع تنخواه گردان برای پرداخت آسان، کاهش عملیات حسابداری و کنترل وجوه نقد در هر شرکتی در نظر گرفته می‌شود. تنخواه گردان دارای انواع مختلفی مانند ثابت، متغیر، نقدی و تعهدی است.

در این مقاله به بررسی مواردی مانند تنخواه دار کیست، نمونه فرم تنخواه، وظایف تنخواه دار و … می‌پردازیم.

تنخواه چیست؟

تنخواه گردان با نام انگلیسی imprest account fund و یا petty cash fund شناخته می‌شود. با بزرگ‌تر شدن و پیشرفت شرکت‌ها، کنترل بر روی هزینه‌های ریز و درشت در چندین سال اخیر سخت‌تر شده است. هر کدام از فعالیت‌های شرکت‌ها نیازمند هزینه‌های ریز و درشتی است که ممکن است در پایان سال، هزینه‌های زیادی را بر جای بگذارد. به همین علت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت، فردی با عنوان تنخواه دار برای خرید مواد مصرفی و کالاها، غذا، لوازم تحریر و… انتخاب می‌شود.
مبلغ کلی که برای تنخواه در نظر گرفته می‌شود، در یکی از حساب‌های ثبت شده در حسابداری شرکتی واریز می‌شود. در صورتی که نیاز به ثبت اطلاعات مالی شرکت بدون خطا و به صورت دقیق دارید، با استفاده از نرم افزارهای حسابداری می‌توانید حساب‌های مجموعه را مدیریت کنید. تخواه دار می‌تواند از میان پرسنل یک شرکت مانند مدیران، تحصیل‌داران و هر فرد دیگری انتخاب شود. اما معمولاً تنخواه دار یک شرکت همان مسئول خرید است و تمامی مدارک و فایل‌های تنخواه مبنی بر پرداخت‌ها را به صورت رسید، باید تا پایان دوره مالی نزد خود نگهداری کند.

مطلب پیشنهادی: بهترین سایت های حسابداری

اهداف کلی تنخواه حسابداری

اهداف کلی تنخواه گردان شامل موارد زیر می‌شود:

کاهش حجم عملیات حسابداری

در نظر داشتن حسابداری تنخواه و استفاده از آن باعث مدیریت زمان، کاهش حجم عملیات‌های پرداخت و حجم عملیات حسابداری در یک شرکت می‌شود. به هر میزانی که پرداختی‌های هزینه‌های ریز و درشت هر شرکتی به سمت پرداخت‌های بانکی و یا صندوق شرکت برود، سرعت در پرداخت‌ها کاهش یافته و عملیات حسابداری را سخت‌تر و پیچیده‌تر می‌کند.به همین علت، پرداخت از تنخواه، میزان فشار و پیچیدگی عملیات‌ها را کاملاً کنترل می‌کند.

پرداخت راحت و سریع هزینه‌ها

در شرایطی که برای پرداخت هزینه‌های ضروری شرکت دسترسی به امکانات بانکی راحت نیست، استفاده از تنخواه بهترین گزینه است. در واقع استفاده از تنخواه منجر به سرعت و دقت بیشتر در شرکت‌ها می‌شود.

کنترل و نظارت بر روی وجوه نقد شرکت

کنترل و نظارت وجوه نقد شرکت، یکی از مواردی است که استفاده از تنخواه را برای شرکت‌ها آسان می‌کند.

مطلب پیشنهادی: ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل

انواع تنخواه گردان حسابداری

تنخواه گردان حسابداری داری چند نوع متفاوت است که در هر شرکت بر اساس سیاست‌های داخلی انتخاب می‌شود. اما این دسته بندی شامل چه مواردی است؟

تنخواه گردان ثابت

برای تنخواه گردان ثابت با تایید امور مالی، با توجه به نیازهای شرکت مبلغ مشخصی در نظر گرفته می‌شود. شخصی که به عنوان مسئول تنخواه گردان انتخاب می‌شود، باید خلاصه پرداخت‌ خریدهای مورد نیاز شرکت را در بازه زمانی مشخص به حسابداری تحویل دهد. یکی از تفاوت‌های تنخواه ثابت با تنخواه‌های دیگر این است که شخص مسئول برای این تنخواه، هیچ هزینه‌ای به غیر از هزینه‌های مشخص شده را نباید انجام دهد.

تنخواه گردان متغیر

در روش ثبت تنخواه به صورت متغیر یک سقف در نظر گرفته می‌شود. این مبلغ برای خرید و هزینه‌های شرکت در حساب تنخواه قرار گرفته می‌شود. فرد در پایان دوره، باید اسناد رسمی و رسیدهای پرداخت را همراه با مبلغ باقیمانده تعیین شده اولیه به حسابداری تحویل دهد.

تنخواه گردان نقدی

در روش ثبت تنخواه گردان نقدی، مبلغ ثابتی در اختیار شخص قرار داده نمی‌شود. در این روش برای تمامی هزینه‌هایی که انجام می‌شود با ارائه سند، رسید و قبض‌ها ثبت می‌شود.

تنخواه گردان تعهدی

در ثبت تنخواه تعهدی مبلغ هزینه شده مهم نیست و هر عددی برای آن می‌توان در نظر داشت. اما موردی که برای این روش مهم است، تعهد برای یک نسخه سند کافی است.

مطلب پیشنهادی: آشنایی با شغل حسابداری

نکات مهم قبل از افتتاح حساب تنخواه

قبل از افتتاح حساب تنخواه گردان بهتر است موارد زیر را در نظر داشته باشید.

1. صلاحیت شخص تنخواه گردان برای انجام مسئولیت بررسی شود.
2. میزان وجه مد نظر برای تنخواه باید توسط هیئت مدیره تایید شود و نحوه پرداخت مشخص شود.
3. در ازای پرداخت‌های انجام شده به حساب تنخواه باید رسید دریافت کنید.
4. یکی از وظایف تنخواه دار این است که در قبال هزینه‌های انجام شده، فاکتور و رسیدهای معتبر دریافت نماید.
5. تنخواه دار باید تا مراحل تحویل رسیدها و فاکتورها به حسابداری، به خوبی از آن‌ها نگهداری کند.
6. برخی از شرکت‌ها در صورت تمایل می‌توانند از تنخواه دار برای تضمین اعتبار، چک و یا سفته دریافت نمایند.

مطلب پیشنهادی: روش‌های کسب درآمد با گوشی در خانه

وظایف تنخواه دار

بهتر است فردی که برای انجام مسئولیت تنخواه گردانی انتخاب می‌کنید، یکی از افراد استخدام شده به صورت رسمی در سازمان باشد. اما وظایف تنخواه دار چیست؟

• پیشنهاد تعیین بودجه برای هر درخواست
• عدم پرداخت وجوه غیرمرتبط با تنخواه
• پیگیری در جهت دریافت یا افزایش تنخواه
• درخواست و دریافت رسید فاکتورهای تحویل کالا
• عدم درخواست برای واریز وجوه غیرمرتبط با تنخواه
• تحویل مدارک و مستندات به حسابداری به صورت هفتگی
• واریز تنخواه باقی مانده در انتهای سال مالی به حساب تعیین شده از سمت امور مالی.

مطلب پیشنهادی: دورکاری چیست؟

نمونه فرم تنخواه حسابداری (فایل تنخواه)

در این قسمت می‌توانید نمونه فرم تنخواه حسابداری را مشاهده کنید. فایل تنخواه برای ثبت و نگهداری منظم فاکتورهای هزینه‌های کوچک و تجمیعی، جهت انتقال به سند حسابداری و دفاتر قانونی یکی از موارد ضروری است.

تدریس خصوصی حسابداری

سوالات متداول

نحوه ثبت هزینه‌های تنخواه به چه صورت است؟

مسئول ثبت هزینه‌های تنخواه حسابدار مجموعه است. قبل از استخدام حسابدار دورکار یا حضوری، در نظر داشته باشید که این شخص موظف است از صندوقدار، اطلاعات را دریافت نموده و آن‌ها را ثبت نماید. در طول مدتی که شخص از تنخواه استفاده می‌کند، هزینه‌ها در صورت‌های مالی ثبت می‌شوند، اما اگر درخواست مبلغ بیشتر برای تنخواه داشته باشد، ابتدا رسیدها دریافت می‌شود و سپس مبالغ موردنظر در دفتر حسابداری ثبت می‌شوند.

مسئول نظارت بر تنخواه چه اشخاصی هستند؟

افرادی که مسئولیت نظارت بر روند کاری تنخواه را بر عهده می‌گیرند، صندوقداران مجموعه هستند. در شرکت‌های بزرگ‌تر در هر بخش، یک صندوق جداگانه به تنخواه اختصاص داده می‌شود.

تفاوت تنخواه گردان با صندوق چیست؟

پرداخت‌هایی که از طریق حساب صندوق صورت می‌گیرد، به صورت روزانه ثبت می‌شود. اما پرداخت‌هایی که با حساب تنخواه انجام می‌شود، باید در زمانی که واریز هزینه‌ها صورت می‌گیرد ثبت شوند.