مدیر اداری کیست؟ شرح وظایف مدیر اداری

اگر به دنبال شغلی هستید که ترکیبی از مهارت‌های رهبری، مدیریت و سازماندهی باشد، مدیر اداری گزینه مناسبی برای شماست.

مدیر اداری یک فرد حرفه‌ای با موقعیت شغلی سطح بالایی است که بر عملیات روزانه یک کسب و کار یا سازمان نظارت می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که همه چیز روی روال و کارآمد است.

اما یک مدیر اداری دقیقا چه می‌کند؟ وظایف و مسئولیت‌های اصلی آنها چیست؟ و برای موفقیت در این نقش به چه مهارت‌ها و شایستگی‌هایی نیاز دارند؟

مدیر اداری یک موقعیت اساسی در هر شرکت به شمار می‌آید. هر شخص در موقعیت کاری مدیر اداری در شرکت مسئولیت‌های بزرگی بر عهده دارد. به طور کلی مدیر اداری از شرایط کلی اداری در یک شرکت یا سازمان مراقبت می‌کند و مسئولیت کل بخش اداری با او خواهد بود. چنین مدیریتی معمولا وظایف مختلفی را در یک شرکت ایفا می‌کند که بدون آشنایی داشتن با این وظایف معمولا نمی‌توان بهترین عملکرد را در این زمینه داشت. مطالعه ادامه این مطلب به شما کمک می‌کند تا به شکل بهتری با مدیر اداری و وظایف او آشنا شوید. 

مدیر اداری کیست؟

مدیر اداری وظیفه اساسی در هر شرکت و سازمانی را خواهد داشت و می‌تواند مدیریت کلی یک اداره یا سازمان را انجام دهد. معمولا در هر سازمان یا اداره‌ای بسیاری از فعالیت‌های اداری وجود دارند که مدیریت آنها برای هرکسی سخت و دشوار خواهد بود. این درحالی است که مدیرهای اداری می‌توانند خیلی راحت این نظارت را انجام دهند. از طرف دیگر آنها معمولا در مدیریت مدارک یک سازمان یا شرکت نیز عملکرد بسیار خوبی دارند و می‌توانند از مدارک اداری به بهترین شکل ممکن مراقبت کرده و آنها را مدیریت کنند. 

این موقعیت کاری تا حد زیادی به امور مالی و مسلما مدیر مالی نیز وابسته خواهد بود. آنها معمولا با تیم‌های تشکیل شده از حسابدار دورکار و جضوری برای مدیریت مالی جلسات زیادی برگزار می‌کنند. همین موضوع نیز باعث می‌شود تا مدیرهای اداری بتوانند نسبت به امور مالی شرکت یا سازمان نیز مطلع باشند و در نتیجه عملکرد بهتری در امور اداری داشته باشند. چنین مدیریتی معمولا روی امور اداری، عمومی و عملیاتی نظارت دارد و پیشرفت خدمات مختلف در یک شرکت یا سازمان را تحت نظر می‌گیرد. 

مطلب پیشنهادی: وظایف و اختیارات مدیر عامل

اطمینان از عملکرد مناسب شرکت یا سازمان 

یکی از مهم‌ترین وظایف یک مدیر اداری این است که نسبت به عملکرد کلی شرکت یا سازمان بررسی‌های لازم را انجام داده و سپس اطمینان حاصل کند که عملکرد مناسبی در کل سازمان وجود دارد. او معمولا می‌تواند پیشرفت خدمات و نیروهای مختلف را در نظر بگیرد و آنها را به‌صورت مداوم بررسی کند. از طرف دیگر چنین مدیریتی معمولا سرپرستی اعضای تیم و مدیران را در نظر می‌گیرد و این نیز بخشی از مسئولیت‌های مدیرهای اداری به شمار می‌آید. 

به عبارت دیگر می‌توان گفت که یکی از مهم‌ترین وظایف مدیر اداری این است که عملکرد روان شرکت را به‌صورت کلی در نظر بگیرد و نسبت به روان بودن این عملکرد اطمینان حاصل کند. او معمولا نقاط ضعف موجود در سازمان را تجزیه و تحلیل می‌کند و راهکارهای اصلاحی را برای حل آنها پیدا کرده و در اختیار سازمان قرار می‌دهد. وظیفه بسیار مهم دیگری که او دارد این است که داده‌های موجود در داشبورد مدیریتی را جمع‌آوری و بررسی می‌کند. با توجه شرح وظایف شغلی گفته شده، کار مدیر اداری تا حد زیادی به کارشناس منابع انسانی نزدیک است.

مدیر اداری به‌عنوان یکی از اعضای کمیته اجرایی 

نکته جالب دیگر درباره مدیر اداری این است که مدیر اداری به‌عنوان یکی از اعضای کمیته اجرایی نیز شناخته می‌شود. مدیرهای اداری معمولا در بخش‌هایی از کار خود به مدیریت عمومی در یک سازمان مشاوره داده و راهکارهایی را برای بهبود مدیریت عمومی ارائه می‌دهند. این مدیران از آنجایی که نظارت کاملی بر کل بخش‌های شرکت دارند خیلی راحت می‌توانند در زمینه مدیریت عمومی نیز عملکرد خوبی داشته باشند و نقاط ضعف را خیلی ساده مشاهده کنند. 

به عبارت دیگر، یک مدیر اداری خیلی ساده می‌تواند نقش مدیر، مشاور کسب و کار، مذاکره‌کننده و ناظر را برعهده بگیرد و در هریک از این سمت‌ها عملکردی بسیار خوب و جذاب را داشته باشد. علاوه بر این باید بدانید که مدیرهای اداری می‌توانند در تدوین استراتژی بودجه و نوشتن مارکتینگ پلن نیز ایفای نقش کرده و نسبت به عملکرد صحیح در این بخش نیز اطمینان حاصل کنند. دقت داشته باشید که این مدیران تنها می‌توانند به‌عنوان ناظر در کمیته اجرایی عمل کنند و معمولا نقشی فراتر از این به آنها داده نمی‌شود. 

مطلب پیشنهادی: ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل

مدیریت اسناد و مدارک 

همانطور که عنوان کردیم یکی از مهم‌ترین وظایف یک مدیر اداری، مدیریت اسناد و مدارک به بهترین شکل ممکن است. مدیر اداری معمولا تلاش می‌کند تا در اولین قدم پس از ورود به یک سازمان یا شرکت انواع اسناد اداری مربوط به شرکت را جمع‌آوری کند. این فرایند جمع‌آوری معمولا به عوامل و فاکتورهای مختلفی بستگی دارد. برای مثال مدیران اداری باید بتوانند با مدیریت مجموعه ارتباط گرفته و مدارک موردنیاز خود را از آنها دریافت کنند. از طرف دیگر آنها باید با سایر مدیران از جمله مدیر مالی و اجرایی نیز ارتباط داشته باشند. 

به این ترتیب مدیران اداری در اولین قدم می‌توانند تمامی مدارک موردنیاز خود را تهیه کنند. مرحله بعد، سازماندهی مدارک است. مدیران اداری در این بخش تلاش می‌کنند تا مدارکی که تهیه کرده‌اند را بر اساس معیارهای مختلف دسته‌بندی کنند. برای مثال آنها مدارک مربوط به مشتریان اداری را در یک دسته قرار داده، مدارک مالی را در دسته دیگر و در نهایت مدارک سایر بخش‌ها را نیز به همین شکل دسته‌بندی می‌کنند. 

در آخرین قدم نیز این مدیران تلاش می‌کنند تا ارتباط خوبی را بین تمامی دسته‌های مختلف مدارک ایجاد کنند. 

ساده‌سازی عملیات مختلف از دیگر وظایف مدیر اداری 

امروزه عملیاتی که در سازمان‌ها برای بخش‌های مختلف برنامه‌ریزی می‌شود معمولا یک مشکل اساسی دارد و آن این است که با بودجه‌ای که سازمان یا شرکت برای آن بخش در نظر گرفته همخوانی لازم را ندارند. شاید یکی از مهم‌ترین دلایلی که باعث بروز چنین مشکلی می‌شود این است که معمولا افرادی که در بخش اجرایی انجام وظایف می‌کنند اطلاعات چندانی درباره سقف بودجه یا اهمیت سقف بودجه ندارند. همین موضوع نیز باعث می‌شود تا آنها بیشتر روی بهبود جریان کاری خودشان و بهبود عملیات تمرکز داشته باشند. 

حال در چنین شرایطی است که مدیر اداری می‌تواند نقش کلیدی خود را در یک سازمان یا مجموعه نشان دهد. چنین مدیرانی می‌توانند عملیات تجاری موجود را تا حد امکان ساده‌سازی کنند. آنها معمولا اطلاعات کاملی درباره هزینه‌های شرکت یا سازمان دارند و از طرف دیگر با کمبودهای مالی نیز تا حد کافی آشنا هستند. این در حالی است که آنها در خصوص اهمیت عملیات تجاری نیز اطلاعات کاملی دارند. همین موضوع باعث می‌شود تا آنها بتوانند برنامه‌ریزی مناسبی را برای عملیات تجاری داشته باشند که در بهینه‌ترین حالت ممکن باشد و هم در راستای اهداف سازمان بوده و هم با بودجه مالی همخوانی داشته باشد. 

مطلب پیشنهادی: بوم کسب و کار چیست؟

ایجاد استانداردهای رفتاری و گردش کار در سازمان 

مدیر اداری معمولا یک وظیفه کلیدی و بسیار مهم دیگر را نیز در سازمان دارد و آن هم ایجاد یک گردش کاری موثر و مفید برای نیروهای سازمان است. ایجاد یک گردش کاری خوب و استاندارد معمولا از اهمیت زیادی برای تمامی مدیران سازمان‌ها برخوردار است؛ چرا که بدون داشتن یک استاندارد جامع در این زمینه نیروها نمی‌توانند همکاری خوبی با یکدیگر داشته باشند و در راستای رسیدن به اهداف سازمان تلاش کنند.

در چنین شرایطی دوباره مدیران اداری به میان می‌آیند. مدیران اداری با توجه به دید کلی که نسبت به اهداف و آینده شرکت دارند می‌توانند به بهترین شکل ممکن گردش کاری را ایجاد کنند. از طرف دیگر، این مدیران نسبت به وظایف و همینطور توان کارمندان و نیروهای کار نیز اطلاعات کاملی دارند که در این زمینه به میزان زیادی به آنها کمک خواهد کرد. همین موضوع نیز باعث می‌شود تا آنها بتوانند خیلی راحت استانداردهای رفتاری را تدوین کرده و یک سیاست کلی را برای ادارات و سازمان‌ها تدوین کنند که جریان و گردش کاری نیز در داخل همین سیاست‌ها قرار گیرد. 

مطلب پیشنهادی: شتابدهنده چیست؟

ارائه راهکارهای بهبودی به تمام بخش‌ها 

از دیگر وظایف بسیار مهم مدیر اداری پیداکردن نقاط ضعف و ارائه راهکارهایی برای حل این نقاط ضعف است. همانطور که بیان کردیم مدیران اداری معمولا با تمامی بخش‌های سازمان در ارتباط هستند و همین موضوع نیز باعث می‌شود تا بتوانند خیلی راحت یک دید کلی نسبت به جریان کاری و رسیدن به هدف مشترک سازمان داشته باشند. همین موضوع نیز به آنها کمک می‌کند تا خیلی سریع نقاط ضعف موجود در بخش‌های مختلف سازمان را پیدا کرده و گزارش کاملی را از این نقاط ضعف تهیه کنند. 

در گام بعدی این مدیران می‌توانند با استفاده از داده‌هایی که از بخش‌های مختلف جمع‌آوری می‌کنند بهترین راهکارها را برای برطرف کردن این نقاط ضعف ارائه دهند. همین موضوع نیز باعث می‌شود تا مدیران اداری نیازمند مهارت‌هایی در زمینه مطالعه و تجزیه و تحلیل سرویس‌های مختلف یک سازمان داشته باشند. آنها همچنین باید این مهارت را داشته باشند که بتوانند گزارش‌هایی را در خصوص بهبود و پیشرفت بخش‌های مختلف به مدیران دیگر ارائه دهند. به این ترتیب فرصتی برای مدیران اداری به وجود می‌آید که بتوانند تعامل بهتر و قوی‌تری را با سایر بخش‌های سازمان داشته باشند. 

اهداف کلی یک مدیر اداری در سازمان چیست؟ 

به طور کلی یک مدیر اداری چندین هدف مهم را در سازمان جلو می‌برد. اهدافی که در این بخش معرفی می‌کنیم اهداف کلی هستند که برای تمامی سازمان‌ها وجود دارند. با این حال مدیران سازمان‌ها ممکن است بر اساس سیاست‌های داخلی که دارند اهداف دیگری را نیز برای مدیران اداری خود در نظر بگیرند که این موضوع کاملا منحصر به هر سازمان خواهد بود. از جمله اهداف عمومی که مدیران اداری در یک سازمان به دنبال آن هستند می‌توان به موارد زیر اشاره کرد: 

• پرسنل با بالاترین کیفیت ممکن کار کرده و بهترین عملکرد را در سازمان نشان دهند. 
• مدیران اداری تلاش می‌کنند تا بخش منابع انسانی بهترین نیروها را برای کار در سازمان انتخاب کند که کیفیت عملکرد بالایی از خود نشان دهند. 
• هدف دیگر یک مدیر اداری شناسایی موانعی است که در خصوص بهره‌وری در یک سازمان وجود دارند و راهکارهایی را در راستای برطرف کردن این موانع ارائه می‌دهد. 
• مدیران اداری همواره فرایندها و رویه‌ها را با سیاست‌ها و مقررات سازمان در یک راستا نگه می‌دارند تا سازمان بتواند به بهترین عملکرد خود دست پیدا کند. 
• مدیران اداری تلاش می‌کنند عملیات تجاری را تا حد امکان ساده‌سازی کنند تا با هزینه‌ها و بودجه‌هایی که سازمان تعیین کرده همخوانی داشته باشد. 

مطلب پیشنهادی: دعای تضمینی برای رونق کسب و کار

یک مدیر اداری خوب چه مهارت‌ها و تجربه‌هایی باید داشته باشد؟ 

از جمله مهم‌ترین مهارت‌ها و تجربه‌های یک مدیر اداری خوب برای برآورده کردن نیازهای سازمان‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد: 

• به‌عنوان مدیر دارای سابقه کار و با فرایندهای مدیریتی آشنایی کاملی داشته باشد. 
• درک عمیقی از رویه‌های مدیریت اداری داشته و سیاست‌های دپارتمانی و قانونی در یک سازمان را نیز بشناسد. این درک عمیق به آنها کمک می‌کند تا بتوانند بهترین عملکرد را در زمینه مدیریت اداری یک سازمان داشته باشند. 
• مدیران اداری باید با اصول مدیریت مالی آشنایی و پایه‌های محکمی در این زمینه داشته باشند تا بتوانند ارتباط خوبی را با مدیر مالی یک سازمان برقرار کنند. 
• تسلط به MS Office یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که مدیران اداری باید آن را در خود تقویت کنند. 
• مدیران اداری معمولا باید توانایی انجام چند کار را به‌صورت همزمان در خود تقویت کرده باشند. 
• مدیران اداری باید مهارت‌های رهبری خود را نیز ارتقا دهند و بتوانند به‌عنوان لیدر یک مجموعه عمل کنند. 
• داشتن تحصیلات مرتبط در زمینه مدیریت بازرگانی یا سایر رشته‌های مرتبط نیز به مدیران اداری برای موفقیت در یک سازمان کمک می‌کند. 

مطلب پیشنهادی: اصول مدیریت چیست؟

سخن پایانی 

یک مدیر اداری خوب و موفق مدیری است که می‌تواند با بخش‌های مختلف سازمان ارتباط گرفته و با یک استراتژی کلی را برای موفقیت بخش‌های مختلف سازمان تدوین کند. او در نگهداری از مدارک و همینطور مدیریت مالی نیز باید عملکرد خوبی داشته باشد. چنین مدیری تلاش می‌کند تا سازمان بتواند عملکردی خوب را در زمینه‌های مختلف داشته باشد.